Tworzenie grupy VAT

17. 01. 2022 | Marzena Walkiewicz

Wśród wielu zmian w przepisach podatkowych przewidzianych w ramach programu Polski Ład na uwagę zasługuje zmiana umożliwiająca tworzenie grup VAT. Istotą tego rozwiązania jest to, że jednostki, które wchodzą w skład grupy VAT stają się jednym podatnikiem dla celów VAT, który będzie pełnił funkcję reprezentanta grupy w kontakcie z urzędem skarbowym. Grupę VAT będą mogły utworzyć jednostki powiązane jednocześnie finansowo, ekonomicznie i organizacyjnie.

Czym jest grupa VAT i kto może ją utworzyć?

Zgodnie z nową definicją ustawową, grupa VAT to grupa podmiotów powiązanych finansowo, ekonomicznie i organizacyjnie, która jest zarejestrowana jako podatnik podatku VAT.

Zgodnie z art. 15a ust. 2 ustawy o VAT w skład grupy VAT mogą wchodzić wyłącznie podmioty, które: posiadają siedzibę na terytorium kraju, czyli w Polsce lub nie posiadają siedziby w Polsce, ale na terytorium Polski znajduje się ich oddział, za pośrednictwem którego prowadzą działalność gospodarczą – członkiem grupy VAT może być taki oddział.

Co ważne, podmioty należące do grupy muszą spełniać jednocześnie warunki wszystkich trzech powiązań (finansowych, ekonomicznych i organizacyjnych) pomiędzy sobą, które zostały wymienione w art. 15a ust. 3, ust. 4 i ust. 5 ustawy o VAT.

• powiązanie finansowe – występuje jeśli jeden z podatników będących członkiem grupy VAT posiada bezpośrednio ponad 50% udziałów (akcji) w kapitale zakładowym lub ponad 50% praw głosu w organach kontrolnych, stanowiących lub zarządzających, lub ponad 50% prawa do udziału w zysku, każdego z pozostałych podatników będących członkami tej grupy;
• powiązanie ekonomiczne – oznacza taki sam charakter głównej działalności członków grupy lub uzupełnianie się i współzależność prowadzonej działalności czy też prowadzenie działalności w całości lub w dużej mierze wykorzystywanej przez członków grupy;
• powiązanie organizacyjne – przejawia się w tym, że prawnie lub faktycznie, bezpośrednio lub pośrednio podmioty w grupie VAT znajdują się pod wspólnym kierownictwem lub organizują swoje działania całkowicie lub częściowo w porozumieniu.

Powiązania finansowe, ekonomiczne i organizacyjne muszą istnieć w trakcie zawiązywania grupy VAT oraz trwać nieprzerwanie przez okres na jaki została powołana do życia.

Należy pamiętać o tym, że jeden podmiot może być członkiem tylko jednej grupy VAT, a grupa VAT nie może być członkiem innej grupy VAT. Ponadto Grupa VAT nie może być rozszerzona o inne podmioty, ani pomniejszona o którykolwiek z podmiotów wchodzących w jej skład.

Przykłady powiązania ekonomicznego

Powiązanie ekonomiczne uregulowane jest w art. 15a ust. 4 ustawy o VAT. Zgodnie z treścią przepisu oznacza ono, że podmioty należące do tej samej grupy VAT:

prowadzą działalności gospodarcze o tym samym charakterze (ten sam numer PKD przeważający) lub prowadzą działalności gospodarcze, które mają charakter uzupełniający i są od siebie współzależne bądź prowadzą działalności gospodarcze, z których w całości lub w dużej mierze korzystają inni członkowie należący do tej samej grupy VAT.

Powiązanie ekonomiczne pomiędzy członkami grupy VAT należy rozumieć szeroko – występuje więc również w przypadku, gdy podmioty funkcjonują w różnych sektorach gospodarki. Może bowiem dojść do sytuacji, w której sprzedaż prowadzona przez jednego członka grupy ma bezpośredni wpływ na działalność drugiego członka grupy.

Przykład 1.

Pytanie: Firma AAA produkuje części zamienne oraz współpracuje z firmą BBB, która jest producentem samochodów i kupuje części od firmy BBB. Czy pomiędzy firmami wystąpi powiązanie ekonomiczne?

Odpowiedź: Tak, firmy BBB i AAA są od siebie zależne, ponieważ produkcja firmy BBB jest niezbędna do działań firmy AAA.

Przykład 2.

Pytanie: Jeżeli w skład grupy VAT, jaką założy firma AAA oraz BBB z przykładu nr 1., chciałaby dołączyć firma CCC, która jest samochodowym dealerem, to czy byłoby to możliwe przy założeniu, że prowadzi ona działalność handlową, a nie produkcyjną jak dwie pozostałe jednostki?

Odpowiedź: Tak, pomimo tego, że charakter prowadzonej działalności przez firmę CCC jest inny niż pozostałych dwóch członków grupy, pomiędzy podmiotami występuje powiązanie ekonomiczne, ponieważ są od siebie współzależne. Dodatkowo od sprzedaży prowadzonej przez firmę CCC w dużej mierze zależy wysokość przychodów firmy AAA i BBB.

Przykłady powiązania finansowego

Podmioty wchodzące w skład grupy VAT zgodnie z art. 15a ust. 3 ustawy o VAT są objęte powiązaniem finansowym, jeżeli jeden z członków posiada: bezpośrednio ponad 50% udziałów (akcji) w kapitale zakładowym lub ponad 50% praw głosu w organach kontrolnych, stanowiących bądź zarządzających albo ponad 50% prawa do udziału w zysku każdego z pozostałych podatników będących członkami grupy VAT.

Przykład 4.

Pytanie: firmy AAA, BBB i CCC nie posiadają żadnego powiązania kapitałowego, czyli nie mają prawa do udziału w zysku bądź prawa głosu w organach pozostałych członków, jak również nie posiadają udziałów w kapitale zakładowym, a jedynie łączy je umowa współpracy, to czy mogą utworzyć grupę kapitałową?

Odpowiedź: Nie, ze względu na to, że nie został spełniony warunek tzn. powiązania finansowego, firmy te nie mogą utworzyć grupy VAT. Natomiast wystarczy, aby np. firma CCC, która stanowi funkcję nadzorcy działania całego procesu, posiadała 50% praw głosu w organach kontrolnych przedsiębiorstw AAA i BBB, aby utworzenie grupy VAT składającej się z tych trzech podmiotów było możliwe.

Grupa VAT nie może być założona wyłącznie przez osoby, które prowadzą jednoosobową działalność gospodarczą, ponieważ nie zostanie spełniony warunek powiązania finansowego. Mimo tego, że w ustawie o VAT - jednoosobowe firmy nie zostały wykluczone jako podmioty wchodzące w skład grupy VAT, to też z warunków powiązań pomiędzy członkami wynika, że nie może składać się ona wyłącznie z jednoosobowych firm.

Przykład 5.

Pytanie: Pan Marek prowadzi jednoosobową działalność gospodarczą, w ramach której zajmuje się dystrybucją wyrobów cukierniczych. Posiada 51% udziałów w kapitale zakładowym spółki AAA produkującej ciastka i 60% prawa udziału w zysku firmy BBB produkującej maszyny, z których korzysta firma AAA. Czy podmioty mogą stworzyć grupę VAT?

Odpowiedź: Pan Marek jest podatnikiem, który spełnia warunek powiązania finansowego między członkami grupy. Ponadto firmy te współpracują ze sobą poprzez organizację swoich działań w porozumieniu w sposób częściowy: firma BBB produkuje maszyny, z których korzysta firma AAA, która z kolei produkuje ciastka dystrybuowane przez firmę pana Marka. Został więc spełniony warunek powiązania organizacyjnego. Ponadto firmy te są współzależne oraz prowadzą działalności gospodarcze, które mają charakter uzupełniający, spełniając tym samym warunek powiązania ekonomicznego – mogą zatem wspólnie utworzyć grupę VAT.

Jak założyć grupę VAT?

Podmioty, które są zainteresowane utworzeniem grupy VAT muszą mieć na uwadze, że poprzedzone jest to procedurą omówioną w ustawie o VAT. W związku z tym w celu utworzenia grupy VAT należy dokonać dwóch czynności:

• zawrzeć umowę grupy VAT pomiędzy członkami wchodzącymi w jej skład;

• dokonać zgłoszenia rejestracyjnego grupy VAT na formularzu VAT-R.

Zgodnie z art. 15a ust. 10 ustawy o VAT umowa grupy VAT tworzona jest na piśmie i nie wymaga potwierdzenia notarialnego. Musi zawierać dane takie jak:

• nazwę grupy VAT z dodatkowym oznaczeniem „grupa VAT” lub „GV”;
• dane identyfikacyjne podatników tworzących grupę VAT, w tym dane dotyczące oddziału w przypadku podatnika nieposiadającego siedziby na terytorium kraju, oraz wysokość kapitału zakładowego każdego z tych podatników;
• wskazanie przedstawiciela grupy VAT wyznaczonego spośród jej członków;
• dane identyfikacyjne udziałowców (akcjonariuszy) i wysokość ich udziału w kapitale zakładowym podatników tworzących grupę VAT, posiadających ponad 50% udziałów (akcji) w kapitale zakładowym tych podatników;
• wskazanie okresu, na jaki grupa VAT została utworzona.

Grupa VAT może być utworzona na dowolny okres, ale nie krótszy niż 3 lata.

Aby przedłużyć w późniejszym czasie okres funkcjonowania grupy VAT, przedstawiciel grupy powinien złożyć do naczelnika urzędu skarbowego nową umowę zawartą pomiędzy członkami grupy najpóźniej na 30 dni przed wygaśnięciem tej dotychczasowej. Przedstawicielem grupy VAT jest podmiot reprezentujący grupę w zakresie jej obowiązków. Właściwość urzędu skarbowego ustalana jest zgodnie z właściwością US przedstawiciela grupy VAT.

Po utworzeniu umowy grupy VAT przedstawiciel może dokonać rejestracji grupy do VAT. W myśl art. 96 ust. 3b ustawy o VAT składa on zgłoszenie rejestracyjne VAT-R do naczelnika urzędu skarbowego, dołączając do zgłoszenia umowę grupy VAT. Po rejestracji do VAT status VAT członków wchodzących w jej skład zostaje zmieniony, bowiem naczelnik urzędu skarbowego wykreśla członków grupy z rejestru czynnych podatników VAT.

W myśl art. 96 ust. 9k ustawy o VAT w chwili wykreślenia grupy VAT z rejestru czynnych podatników VAT urząd skarbowy automatycznie przywraca status VAT podatników wchodzących w skład grupy zgodnie ze statusem, jaki posiadali przed utworzeniem grupy VAT.

Po dokonaniu rejestracji grupy VAT będzie ona widoczna na białej liście podatników VAT. Zgodnie z art. 96b ust. 3c ustawy o VAT w wykazie zostaną udostępnione dane członków wchodzących w skład grupy, w tym numery ich rachunków bankowych. Dzięki temu podmioty tworzące grupę VAT nie muszą dodatkowo zgłaszać nowych rachunków bankowych, aby te znalazły się na białej liście. Rozwiązanie to umożliwia kontynuowanie rozliczeń z klientami zewnętrznymi przy użyciu posiadanych rachunków bankowych. Jeżeli w trakcie obowiązywania umowy grupy VAT któryś z członków będzie chciał ją opuścić lub do grupy VAT zechce dołączyć kolejny podmiot, konieczne jest zlikwidowanie obecnej grupy VAT, a następnie stworzenie nowej umowy i powołanie nowej grupy VAT. Przedstawiciel grupy VAT ma obowiązek poinformowania naczelnika urzędu skarbowego o zaistniałych zmianach w stanie faktycznym lub prawnym skutkujących naruszeniem warunków uznania grupy VAT za podatnika w terminie 14 dni od dnia zaistnienia tych zmian.