Zaliczka na dostawy w księgach rachunkowych

20. 01. 2019 | Łukasz Walkiewicz

Stosownie do ustawy o VAT zaliczka w obrocie krajowym powoduje co do zasady powstanie obowiązku podatkowego, natomiast istnieją również nieliczne wyjątki. Wpłaconą zaliczkę powinniśmy ewidencjonować w księgach rachunkowych jako kwotę brutto, która zawiera kwotę VAT obliczoną według aktualnie obowiązujących stawek dla danego towaru lub usługi.

Jak wygląda ewidencja rachunkowa z punktu widzenia odbiorcy?

W myśl art. 86 ust. 10b pkt 1 ustawy o VAT - Prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego powstaje nie wcześniej niż w rozliczeniu za okres, w którym podatnik otrzymał fakturę lub dokument celny. Podatnik ma prawo do obniżenia kwoty podatku należnego w powyższym terminie lub w ciągu dwóch kolejnych okresów rozliczeniowych.

Zgodnie z powyższym przepisem, głównym warunkiem do odliczenia podatku VAT jest powstanie u sprzedawcy obowiązku podatkowego, natomiast otrzymanie faktury dokumentującej zakup jest również niezwykle ważne.

Co do zasady, obowiązek podatkowy powstaje z chwilą dokonania dostawy towarów lub wykonania usługi, co ujęte zostało w art. 19a ust. 8 ustawy o VAT, bowiem w myśl powyższego przepisu wynika, że - Jeżeli przed dokonaniem dostawy towaru lub wykonaniem usługi otrzymano całość lub część zapłaty, w szczególności: przedpłatę, zaliczkę, zadatek, ratę, wkład budowlany lub mieszkaniowy przed ustanowieniem spółdzielczego prawa do lokalu mieszkalnego lub lokalu o innym przeznaczeniu, obowiązek podatkowy powstaje z chwilą jej otrzymania w odniesieniu do otrzymanej kwoty, z zastrzeżeniem ust. 5 pkt 4.

Ewidencja w księgach rachunkowych wpłacającego zaliczkę wygląda następująco:

Przykład: Jednostka XYZ sp. z o.o. w maju dokonało zamówienia towarów od kontrahenta oraz w tym samym miesiącu dokonało wpłaty zaliczki w kwocie 10.000,00 zł. W maju jednostka otrzymała fakturę zaliczkową na kwotę 8.130,08 zł netto i 1.869,92 zł VAT. W kolejnym miesiącu (czerwiec) zostały dostarczone zamówione towary wraz z fakturą końcowa na kwotę brutto 40.000,00 zł (32.530,32 zł netto i 7.469,68 zł VAT). Jednostka XYZ Sp. z o.o. w księgach rachunkowych dokonała pomniejszenia kwoty z faktury o wartość wcześniej wpłaconej zaliczki.

Dekretacja:

1) Wpłata zaliczki w maju:

• Strona Wn konta 201Konto 201 - Rozrachunki z dostawcami (Pasywne) 201 "Rozrachunki z dostawcami" kwota 10.000,00zł
• Strona Ma konta 130Konto 130 - Rachunek bieżący (Aktywne) 130 "Rachunek bieżący" kwota 10.000,00zł

2) Ewidencja otrzymanej faktury zaliczkowej:

• Strona Wn konta 303Konto 303 - Rozliczenie zakupu towarów (Aktywno-pasywne) 303 "Rozliczenie zakupu" kwota 8.130,08 zł
• Strona Wn konta 221-2Konto 221-2 - Rozliczenie naliczonego VAT (Aktywne) 221-2 "VAT naliczony" kwota 1.869,92 zł
• Strona Ma konta 201Konto 201 - Rozrachunki z dostawcami (Pasywne) 201 "Rozrachunki z dostawcami" kwota 10.000,00zł

3) Przyjęcie towarów do magazynu w czerwcu:

• Strona Wn konta 330Konto 330 - Towary w hurcie (Aktywne) 330 „Towary” kwota 32.530,32 zł
• Strona Ma konta 303Konto 303 - Rozliczenie zakupu towarów (Aktywno-pasywne) 303 "Rozliczenie zakupu" kwota 32.530,32 zł

4) Ewidencja faktury końcowej z rozliczoną zaliczką:

• Strona Wn konta 303Konto 303 - Rozliczenie zakupu towarów (Aktywno-pasywne) 303 "Rozliczenie zakupu" kwota 24 400,24 zł (32.530,32 zł – 8.130,08 zł)
• Strona Wn konta 221Konto 221 - Rozrachunki z tytułu podatku VAT (Aktywno-pasywne) 221 "VAT naliczony" kwota 5.599,76 zł (7.469,68 zł – 1.869,92 zł)
• Strona Ma konta 201Konto 201 - Rozrachunki z dostawcami (Pasywne) 201 "Rozrachunki z dostawcami" kwota 30.000,00 zł

5) Pozostała część zobowiązania - spłata:

• Strona Wn konta 201Konto 201 - Rozrachunki z dostawcami (Pasywne) 201"Rozrachunki z dostawcami" kwota 30.000,00zł
• Strona Ma konta 130Konto 130 - Rachunek bieżący (Aktywne) 130 "Rachunek bieżący" kwota 30.000,00zł

Ewidencja wpłaty zaliczki od strony dostawcy

Wpływ zaliczki na poczet przyszłej dostawy towarów lub świadczenia usług związane jest w powstaniem obowiązku podatkowego, co wynika z literalnego brzmienia art. 19a ust. 8 ustawy o VAT. Jeżeli przed dokonaniem dostawy towaru lub wykonaniem usługi otrzymano całość lub część zapłaty, w szczególności: przedpłatę, zaliczkę, zadatek, ratę, wkład budowlany lub mieszkaniowy przed ustanowieniem spółdzielczego prawa do lokalu mieszkalnego lub lokalu o innym przeznaczeniu, obowiązek podatkowy powstaje z chwilą jej otrzymania w odniesieniu do otrzymanej kwoty, z zastrzeżeniem ust. 5 pkt 4.

Jednostka powinna również pamiętać, iż zgodnie z art. 106b ust. 1 pkt 4 ustawy o VAT podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą w sytuacji otrzymania przez niego całości lub części zapłaty przed dokonaniem czynności, o których mowa w pkt 1 i 2, z wyjątkiem przypadku, gdy zapłata dotyczy wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów lub czynności, dla których obowiązek podatkowy powstaje zgodnie z art. 19a ust. 5 pkt 4.

W sytuacji, gdy faktura zaliczkowa nie obejmuje kwoty całej zapłaty, na fakturze „ostatecznej”, wystawionej po wydaniu towaru lub wykonaniu usługi, to jednostka w księgach rachunkowych przy ewidencji pomniejsza kwotę na fakturze o wartości otrzymanych części zapłat, pomniejszając tym samym kwotę podatku VAT wykazanego wcześniej na fakturach zaliczkowych. Faktura końcowa powinna zawierać wykaz faktur, które zostały wystawione przed wydaniem towaru lub wykonaniem usługi.

W przypadku gdy wystawiono więcej niż jedną fakturę dokumentującą otrzymanie części zapłaty, a faktury te obejmują łącznie całą zapłatę, ostatnia z tych faktur powinna zawierać również numery poprzednich faktur.

Przy ewidencji faktury zaliczkowej podatnik powinien oprzeć się o art. 41 ust. 1 pkt 1 ustawy o rachunkowości, zgodnie z którym rozliczenia międzyokresowe przychodów, dokonywane z zachowaniem zasady ostrożności, obejmują w szczególności równowartość otrzymanych lub należnych od kontrahentów środków z tytułu świadczeń, których wykonanie nastąpi w następnych okresach sprawozdawczych;

Ewidencja rachunkowa faktury zaliczkowej będzie zatem wyglądać następująco:

• Strona Wn konta 200Konto 200 - Rozrachunki z odbiorcami (Aktywne) 200 "Rozrachunki z odbiorcami" kwota brutto faktury
• Strona Ma konta 221-1Konto 221-1 - Rozliczenie należnego VAT (Pasywne) 221-1 "VAT należny" kwota VAT faktury
• Strona Ma konta 845Konto 845 - Rozliczenia międzyokresowe przychodów (Pasywne) 845 "Rozliczenia międzyokresowe przychodów" kwota netto faktury

Następnie po realizacji zamówienia, z data dostawy towaru lub wykonania usługi dokonuje się przeksięgowania kwoty ujętej na koncie 845Konto 845 - Rozliczenia międzyokresowe przychodów (Pasywne) 845 w konto przychodów następującym zapisem:

• Strona Wn konta 845Konto 845 - Rozliczenia międzyokresowe przychodów (Pasywne) 845 "Rozliczenia międzyokresowe przychodów",
• Strona Ma konta 730Konto 730 - Przychody netto ze sprzedanych towarów (Przychodowe) 730 "Sprzedaż towarów”.