Kaucja - ujęcie księgowe i podatkowe

Kaucja jest to suma pieniężna złożona jako gwarancja dotrzymania zobowiązania.  Definicja ta została zaczerpnięta ze słownika języka polskiego ponieważ ani ustawa o rachunkowości, ani przepisy podatkowe nie wyjaśniają tego pojęcia.

Kaucja może podlegać zwrotowi, może zostać zaliczona na poczet zapłaty zobowiązania lub może stanowić odszkodowanie jeśli najemca nie wywiąże się z postanowień umowy,

 W księgach rachunkowych kaucję z tytułu umowy najmu ujmujemy na koncie 240 Konto 240 - Pozostałe rozrachunki (Aktywno-pasywne) 240 Pozostałe rozrachunki.

Operacje związane z kaucją w księgach rachunkowych:

Zgodnie z Ustawą VAT kaucja z racji charakteru zwrotnego nie stanowi obrotu w związku z czym otrzymanie kaucji oraz jej zwrot nie powodują obowiązku rozliczenia VAT. W przypadku zatrzymania przez wynajmującego kaucji pełni ona rolę odszkodowania. W ustawie VAT otrzymane odszkodowania, kary nie zostały wymienione jako czynności podlegające opodatkowaniu dlatego podobnie jak otrzymanie kaucji nie rodzą obowiązku podatkowego w VAT.

W świetle przepisów o podatku dochodowym otrzymanie kaucji nie zalicza się do przychodów ponieważ otrzymane pieniądze nie są własnością wynajmującego. Z racji zwrotnego charakteru kaucja jest neutralna podatkowo. Dopiero w momencie zatrzymania jej przez wynajmującego z tytułu odszkodowania stanowić będzie przychód podatkowy.

Dla najemcy zatrzymanie kaucji przez wynajmującego stanowi karę np. za pogorszenie stanu lokalu. Najemca będzie mógł zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów kwotę kary jeśli udowodni, że zatrzymanie kaucji nie było konsekwencją jego niedbalstwa lub innych nieracjonalnych działań.