Niedobory i nadwyżki

Stany ewidencyjne poszczególnych składników majątkowych mogą się różnić od ich rzeczywistego poziomu. W celu zweryfikowania danych zawartych w księgach rachunkowych ze stanem faktycznym przeprowadza się inwentaryzację wszystkich składników majątku.

Ujawnione w trakcie inwentaryzacji różnice pomiędzy rzeczywistym, a ewidencyjnym stanem składników majątkowych stanowią niedobory, szkody i nadwyżki.

Niedobory i szkody stanowią równowartość różnic ilościowych składników majątkowych, natomiast szkody są różnicami jakościowymi powodującymi zmniejszenie wartości składników majątkowych.

Niedobory i szkody występują gdy stan stwierdzony podczas spisu z natury jest niższy niż stan wynikający z ewidencji księgowej, natomiast nadwyżki gdy stan ustalony podczas inwentaryzacji jest wyższy od stanu ewidencyjnego.

Z punktu widzenia powstawania niedobory, szkody i nadwyżki możemy podzielić na:

1. niedobory i szkody zawinione, czyli powstałe na skutek przywłaszczenia mienia lub spowodowania szkody przez osobę materialnie odpowiedzialną,
   
   
2. niedobory i szkody niezawinione, nie obciążające materialnie osób odpowiedzialnych, a w tym:
   
   
   1. pozorne – spowodowane błędami w pomiarach, dokumentacji czy ewidencji,
   2. ubytki naturalne – powstałe na skutek wysychania, wietrzenia czy wyciekania,
   3. ponad normę ubytków naturalnych spowodowane przyczynami uzasadniającymi zwolnienie z odpowiedzialności odpowiednich osób,
   4. losowe – będące wynikiem zdarzenia losowego takiego jak np. powódź czy pożar,
   5. kompensowane – tzn. w przypadku błędów przy wydawaniu składników majątku o zbliżonych cechach, powierzonych tej samej osobie i ujawnione w ramach tej samej inwentaryzacji niedobory mogą zostać skompensowane z nadwyżkami,
      
      
3. nadwyżki, a w tym:
   1. 1. nadwyżki pozorne,
      2. kompensowane z niedoborami,
      3. rzeczywiste – przyjmowane do ewidencji zapasów.

Niedobory środków pieniężnych ustala się w wartości nominalnej, a papierów wartościowych przeznaczonych do obrotu w cenie ich nabycia.

Niedobory rzeczowych składników środków obrotowych ujmuje się według cen zakupu, nabycia lub kosztów wytworzenia. Jeśli składnik majątku był wcześniej używany należy uwzględnić stopień jego dotychczasowego zużycia.

W razie stosowania cen ewidencyjnych (np. przy materiałach) wartość niedoborów koryguje się o przypadające na nie odchylenia od cen ewidencyjnych.

Niedobór składników majątku trwałego ustala się w wartości początkowej pomniejszonej o dotychczasowe umorzenie.

Szkody wycenia się w wysokości różnicy pomiędzy wartością składnika majątkowego przed szkodą i po jej powstaniu. Do wartość szkody można również doliczyć koszty naprawy.

Do ewidencji i rozliczenia ujawnionych niedoborów, szkód i nadwyżek w składnikach majątkowych służy konto 242 Konto 242 - Rozliczenie niedoborów i szkód (Aktywno-pasywne) 242 „Rozliczenie niedoborów i szkód”. Po stronie Winien tego konta zapisujemy stwierdzone niedobory i szkody natomiast po stronie Ma stwierdzone nadwyżki.

Do konta warto prowadzić analitykę tak by móc wyodrębnić konkretne niedobory, szkody czy nadwyżki z podziałem na aktywa rzeczowe i pieniężne a także z podziałem na konkretne osoby, które są za nie odpowiedzialne.