Faktury korygujące w ewidencji księgowej

08. 07. 2025 | Marzena Walkiewicz

Faktury korygujące

Dokumenty korygujące, jakimi są faktury korygujące, stanowią powszechnie stosowany element w obrocie gospodarczym i sporządzane są w związku z zaistnieniem różnych okoliczności po uprzednim wystawieniu faktury pierwotnej. Okoliczności uzasadniające wystawienie korekty oraz zasady jej rozliczania zostały szczegółowo uregulowane w przepisach ustawy o podatku od towarów i usług.

Kiedy i jak wystawiamy faktury korygujące?

W myśl art. 106j ust. 1 ustawy o podatku od towarów i usług, ustawodawca określa konkretne sytuacje, w których podatnik ma obowiązek sporządzenia faktury korygującej. Dotyczy to przypadków, gdy po wystawieniu pierwotnej faktury:

• podstawa opodatkowania lub kwota podatku wskazana w fakturze uległa zmianie,
• dokonano zwrotu podatnikowi towarów i opakowań,
• dokonano zwrotu nabywcy całości lub części zapłaty, o której mowa w art. 106b ust. 1 pkt 4,
• stwierdzono pomyłkę w jakiejkolwiek pozycji faktury

- podatnik wystawia fakturę korygującą.

Warto mieć na uwadze, że fakturę korygującą może wystawić jedynie ten podatnik, który uprzednio wystawił fakturę pierwotną. Poprawnie sporządzona faktura korygująca powinna zawierać:

• wyrazy "FAKTURA KORYGUJĄCA" albo wyraz "KOREKTA";
• numer kolejny oraz datę jej wystawienia;
• dane zawarte w fakturze, której dotyczy faktura korygująca;
• przyczynę korekty;
• jeżeli korekta wpływa na zmianę podstawy opodatkowania lub kwoty podatku należnego - odpowiednio kwotę korekty podstawy opodatkowania lub kwotę korekty podatku należnego;
• w pozostałych przypadkach - prawidłową treść korygowanych pozycji.

W innych sytuacjach, jak np. błędne dane nabywcy, możliwe jest wystawienie noty korygującej. Dokument ten jednak nie może modyfikować elementów mających wpływ na wysokość podatku, takich jak zmiana ceny, stawki VAT czy kwoty podatku. Notę korygującą wystawia nabywca towaru lub usługi, a jej treść musi zostać zaakceptowana przez sprzedawcę. Nota korygująca powinna zawierać:

• wyrazy "NOTA KORYGUJĄCA";
• numer kolejny i datę jej wystawienia;
• imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy i numer za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany na potrzeby podatku, a także numer, za pomocą którego nabywca towarów lub usług jest zidentyfikowany na potrzeby podatku lub podatku od wartości dodanej;
• dane zawarte w fakturze, której dotyczy faktura,
• wskazanie treści korygowanej informacji oraz treści prawidłowej.

Faktura korygująca in minus – sprzedawca

Faktura korygująca „in minus” to dokument, który obniża wartość netto oraz kwotę należnego podatku VAT. Tego rodzaju korekta może być konieczna w przypadku zaistnienia błędu, zwrotu towaru, przyznania rabatu lub uwzględnienia reklamacji.

W przypadku podatku dochodowego kluczowe znaczenie ma powód wystawienia faktury korygującej. Gdy korekta in minus wynika z błędu na pierwotnej fakturze, należy ją rozliczyć za okres, w którym miała miejsce pierwotna sprzedaż. Z kolei jeżeli korekta jest rezultatem uzgodnień z kontrahentem, takich jak rabat, zwrot towaru czy reklamacja, to powinna zostać ujęta w dacie wystawienia faktury korygującej.

W myśl art. 29a ust. 13 ustawy o VAT - w przypadku takich zdarzeń jak udzielenie opustu, zwrot towaru, zwrot płatności przed sprzedażą czy inne obniżenie podstawy opodatkowania w stosunku do pierwotnej faktury z wykazanym podatkiem, korekta powinna zostać ujęta w okresie rozliczeniowym, w którym została wystawiona faktura korygująca. Warunkiem jej rozliczenia jest jednak posiadanie przez podatnika dokumentacji potwierdzającej, że warunki obniżenia zostały uzgodnione z nabywcą towaru lub usługobiorcą oraz że zostały one spełnione. Jeśli podatnik nie dysponuje taką dokumentacją w okresie wystawienia korekty, powinien ująć ją w rozliczeniu za okres, w którym dokumentację tę otrzymał.

Analogiczna zasada obowiązuje w sytuacji, gdy zostanie wykryta pomyłka dotycząca kwoty podatku wykazanego na fakturze i w związku z tym zostaje wystawiona faktura korygująca in minus względem dokumentu pierwotnego.

Wymóg posiadania odpowiedniej dokumentacji do korekt in minus nie stosuje się do:

• eksportu towarów i wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów;
• dostawy towarów i świadczenia usług, dla których miejsce opodatkowania znajduje się poza terytorium kraju;
• sprzedaży: energii elektrycznej, cieplnej lub chłodniczej, gazu przewodowego, usług dystrybucji energii elektrycznej, cieplnej lub chłodniczej, usług dystrybucji gazu przewodowego, usług telekomunikacyjnych oraz usług wymienionych w poz. 24-37, 50 i 51 załącznika nr 3 do ustawy o VAT;
• wystawienia faktury korygującej w postaci faktury ustrukturyzowanej.

Wymagana dokumentacja, o której mowa w ustawie, może przyjąć formę np. aneksu do zawartej umowy, korespondencji handlowej między stronami czy też dowodu dokonania płatności. Kluczowe jest, aby z tych dokumentów jasno wynikało, że nabywca został poinformowany o korekcie i ją zaakceptował.

Korekta in plus – sprzedawca   

Faktura korygująca „in plus” to dokument zwiększający wartość netto transakcji oraz kwotę należnego podatku VAT. Tego typu korekta wystawiana jest w przypadku stwierdzenia błędu, np. zaniżenia ceny, lub w wyniku późniejszej decyzji o podwyższeniu ceny sprzedaży.

Reguły rozliczania korekt „in plus” w podatku dochodowym są zbliżone do tych obowiązujących przy korektach „in minus”. Kluczowe jest ustalenie powodu dokonania korekty. Jeśli korekta wynika z błędu na fakturze pierwotnej, należy ją ująć w okresie, którego dotyczyła pierwotna transakcja. W pozostałych przypadkach, np. gdy korekta wynika z późniejszej zmiany warunków umowy, rozliczenia dokonuje się w okresie wystawienia faktury korygującej.

W myśl art. 29a ust. 17 ustawy o VAT - w przypadku gdy podstawa opodatkowania uległa zwiększeniu, korekty tej podstawy dokonuje się w rozliczeniu za okres rozliczeniowy, w którym zaistniała przyczyna zwiększenia podstawy opodatkowania.

Interpretując powyższy zapis, jeżeli przyczyną korekty jest sytuacja, która powstała w momencie wystawienia faktury pierwotnej, wówczas podatnik powinien cofnąć się do tej daty w celu rozliczenia faktury korygującej. Taka sytuacja może mieć miejsce, gdy doszło np. do pomyłki w fakturze sprzedaży.

Faktura korygująca u nabywcy

Faktury korygujące u nabywcy, zgodnie z przepisami podatku dochodowego, rozliczane są na zasadach zbliżonych do tych stosowanych przez sprzedawcę. Jeśli korekta wynika z błędu na fakturze pierwotnej – niezależnie od tego, czy ma charakter zwiększający czy zmniejszający – należy ją ująć w okresie, którego dotyczyła pierwotna faktura. W przypadku korekt wynikających z przyczyn takich jak rabaty, obniżki cen, czy upusty – rozliczenia dokonuje się w dacie wystawienia korekty.

Natomiast faktury korygujące dotyczące kosztów, obniżające podstawę opodatkowania (in minus), powinny zostać rozliczone w podatku VAT w okresie, w którym uzgodniono warunki korekty ze sprzedawcą. Trzeba także pamiętać, że korekta ta może zostać ujęta jedynie w przypadku, gdy wcześniej została zaksięgowana faktura pierwotna.

W myśl art. 86 ust. 19a ustawy o VAT - w przypadku obniżenia podstawy opodatkowania lub stwierdzenia pomyłki w kwocie podatku na fakturze nabywca towaru lub usługi jest obowiązany do zmniejszenia kwoty podatku naliczonego w rozliczeniu za okres, w którym warunki obniżenia podstawy opodatkowania dla dostawy towarów lub świadczenia usług lub kwoty podatku wykazanego na fakturze zostały uzgodnione z dostawcą towarów lub usługodawcą, jeżeli przed upływem tego okresu rozliczeniowego te warunki zostały spełnione. W przypadku gdy warunki obniżenia podstawy opodatkowania dla dostawy towarów lub świadczenia usług lub kwoty podatku wykazanego na fakturze zostały spełnione po upływie okresu rozliczeniowego, w którym te warunki zostały uzgodnione, nabywca towaru lub usługi jest obowiązany do zmniejszenia kwoty podatku naliczonego w rozliczeniu za okres, w którym te warunki zostały spełnione. Jeżeli podatnik nie obniżył kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego określonego w fakturze, której korekta dotyczy, a prawo do takiego obniżenia mu przysługuje, zmniejszenie kwoty podatku naliczonego uwzględnia się w rozliczeniu za okres, w którym podatnik dokonuje tego obniżenia.

W przypadku korekt in plus na gruncie podatku VAT nabywca rozlicza je na zasadach takich jak w przypadku zwykłej faktury zakupowej.

Przykład 1. Spółka ABC Sp. z o.o. wystawiła fakturę sprzedaży za usługi wykonane 31.06.202025 na kwotę 10.000 zł netto plus 2.300 zł VAT. Faktura została rozliczona w podatku dochodowym oraz podatku VAT w czerwcu. Natomiast w sierpniu spółka zorientowała się, ze doszło do pomyłki w cenie i w związku z tym została wystawiona faktura korygująca in minus w kwocie 2.000 zł netto i 460 zł VAT. W sierpniu dokonała też zwrotu pieniędzy wynikających z faktury korygującej. Ze względu na charakter korekty rozliczenia faktury korygującej Spółka dokonała w okresie:

• na gruncie podatku VAT – w czerwcu dokonując korekty rozliczenia JPK VAT
• na gruncie podatku dochodowego – w czerwcu korygując zaliczkę na podatek dochodowy

Przykład 2. Spółka ABC Sp. z o.o. 30.06.2025 otrzymała fakturę VAT zakupu za usługi wykonane w czerwcu. Spółka ujęła fakturę w kosztach za czerwiec i w tym okresie obniżyła kwotę podatku VAT do zapłaty. W sierpniu w wyniku otrzymanego rabatu, który został uzgodniony w korespondencji handlowej - spółka otrzymała fakturę korygującą in minus. Spółka powinna rozliczyć fakturę w podatku dochodowym jak i w podatku VAT w dacie faktury korygującej, czyli w sierpniu.