Czym jest Krajowy System e-Faktur?

02. 10. 2025 | Marzena Walkiewicz

Krajowy System e-Faktur (KSeF), opracowany przez Ministerstwo Finansów, jest ogólnokrajową platformą informatyczną, która pozwala przedsiębiorcom na wystawianie oraz odbieranie faktur elektronicznych w jednolitym formacie. Z informacji przekazywanych przez resort wynika, że firmy decydujące się na korzystanie z KSeF przy wystawianiu i przesyłaniu faktur mogą uzyskać dodatkowe korzyści podatkowe. Jest to system informatyczny przeznaczony do wystawiania i udostępniania faktur w formie ustrukturyzowanej. Jego głównym celem jest centralizacja procesu rejestrowania faktur w obrocie gospodarczym poprzez kierowanie ich do jednego, centralnego punktu. Dzięki temu możliwa jest integracja systemów fakturowych i księgowych z KSeF, co pozwala na przesyłanie faktur sprzedażowych za jego pośrednictwem. System umożliwia również odbiór faktur przez oprogramowanie księgowe po ich wcześniejszej weryfikacji w KSeF, a ponadto posiada funkcje zarządzania uprawnieniami, które zapewniają bezpieczny dostęp do danych.

Krajowy System e-Faktur umożliwia wystawianie faktur ustrukturyzowanych w formacie XML za pomocą zintegrowanego oprogramowania finansowo-księgowego. System sprawdza poprawność dokumentu pod kątem zgodności ze schematem XML faktury i nadaje mu unikalny numer identyfikacyjny. Wystawca otrzymuje urzędowe poświadczenie odbioru (UPO), natomiast odbiorca może uzyskać dostęp do dokumentu, logując się do KSeF lub korzystając z tzw. dostępu anonimowego po podaniu odpowiednich danych z faktury. Zgodnie z art. 106na ust. 2 ustawy o VAT – do dnia 31 stycznia 2026 r. odbieranie faktur ustrukturyzowanych przez KSeF wymaga zgody odbiorcy faktury.

Zmiana ustawy o KSeF

17 czerwca Rada Ministrów przyjęła projekt nowelizacji ustawy o podatku od towarów i usług dotyczący Krajowego Systemu e-Faktur.

W projekcie ustawy Ministerstwo Finansów uwzględniło następujące kwestie:

• wystawianie faktur na kasach rejestrujących - będzie możliwe wyłącznie do 31 grudnia 2026 roku,
• numer KSeF przy realizacji płatności za fakturę - nie będzie obowiązkowe jego wskazywanie wyłącznie do 31 grudnia 2026 roku,
• tryb offline - podatnicy będą mieli możliwość stosowania dobrowolnie trybu offline (w przypadku problemów z przesłaniem faktury do KSeF),
• odroczenie obowiązku stosowania KSeF dla mikro-przedsiębiorców - od kwietnia 2026 roku do 31 grudnia 2026 roku podatnicy, u których łączną sprzedaż w trakcie miesiąca nie przekracza 10 000 zł brutto będą mogli dokumentować sprzedaż bez użycia KSeF,
• ujednolicenie daty wystawiania faktur w KSeF – zawsze, bez względu na to czy faktura będzie wystawiona w trybie online, czy w trybie offline24, data wystawienia będzie zgodna z tą wskazaną w treści faktury przez wystawcę;
• dobrowolne wystawianie faktur dla osób prywatnych - podatnicy będą mogli dobrowolnie wystawiać faktury w KSeF dla osób prywatnych, przy czym wystawienie e-faktury zobowiązuje podatnika do zapewnienia dostępu nabywcy do tej faktury,
• załączniki do faktury - dostosowanie schemy e-faktury do możliwości dołączania załączników, opcja ta będzie dobrowolna,
• instalacja certyfikatów do kodów QR przed wprowadzeniem obowiązku wystawiania faktur w KSeF - od 1 listopada 2025 przedsiębiorcy będą mogli występować o certyfikaty wystawcy faktury. Pozwolą one na uwierzytelnienie się w systemie i są niezbędne do wystawiania e-faktur na wypadek awarii systemu i w trybie „offline24" w okresie obligatoryjnego KSeF; Jak wskazuje MF w uzasadnieniu do projektu "(...) zostanie zapewniona możliwość wcześniejszego wygenerowania oraz poboru certyfikatów wystawcy faktur w okresie trwania awarii lub niedostępności KSeF, a także gdy podatnik będzie czasowo korzystał z wystawiania faktur poza KSeF. Narzędzie w postaci certyfikatu wystawcy jest niezbędne do wystawiania wyżej wskazanych faktur. (...)".

Dla kogo przeznaczony jest obowiązkowy KSeF?

W myśl art. 106ga ust. 2 ustawy o VAT - obowiązek wystawiania faktur w KSeF nie dotyczy faktur wystawianych:

1) przez podatnika nieposiadającego siedziby działalności gospodarczej ani stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju;

2) przez podatnika nieposiadającego siedziby działalności gospodarczej na terytorium kraju, który posiada stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju, przy czym to stałe miejsce prowadzenia działalności nie uczestniczy w dostawie towarów lub świadczeniu usług, dla których wystawiono fakturę;

3) przez podatnika korzystającego z procedur szczególnych, o których mowa w dziale XII w rozdziałach 7, 7a i 9, dokumentujących czynności rozliczane w tych procedurach;

4) na rzecz nabywcy towarów lub usług będącego osobą fizyczną nieprowadzącą działalności gospodarczej;

5) w przypadku odpowiednio udokumentowanych dostaw towarów lub świadczenia usług, określonych w przepisach wydanych na podstawie art. 106s;

6) przez podatnika korzystającego ze zwolnienia, o którym mowa w art. 113a ust. 1 (zwolnienie ze względu na nieprzekroczony limit obrotu 200 tys zł).

Warto zaznaczyć, że Ministerstwo Finansów dopuszcza możliwość dobrowolnego korzystania z KSeF także przez osoby prywatne. Wystawiane w ten sposób faktury będą opatrzone specjalnym kodem QR, który umożliwi anonimowy dostęp do dokumentu w Aplikacji Podatnika KSeF. W myśl art. 106s ustawy o VAT, minister właściwy do spraw finansów publicznych ma prawo w drodze rozporządzenia określić przypadki odpowiednio udokumentowanych dostaw towarów lub świadczenia usług, dla których podatnik nie będzie miał obowiązku wystawiania faktur w systemie KSeF. Przy ustalaniu takich wyjątków minister uwzględnia określone kryteria:

1) specyfikę niektórych rodzajów działalności związaną z liczbą i rodzajem czynności wymagających udokumentowania;

2) konieczność zapewnienia szczególnych sposobów dokumentowania czynności przez podatników;

3) możliwości techniczno-organizacyjne związane z dokumentowaniem czynności przez podatników;

4) konieczność przeciwdziałania nadużyciom związanym z unikaniem prawidłowego dokumentowania czynności przez podatników.

Od kiedy obowiązkowy KSeF i jakie będą korzyści ze stosowania?

Liczne grono przedsiębiorców, biur rachunkowych oraz doradców podatkowych przygotowywało się na zmiany wynikające z rewolucji w obszarze wystawiania faktur. Warto podkreślić, że te działania nie były bezcelowe, ponieważ obowiązek stosowania Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) nadal pozostaje aktualny.

System stanie się obligatoryjny dla wszystkich firm w 2026 roku:

• od 1 lutego 2026 r. – dla dużych podmiotów, które w 2024 roku osiągnęły przychody przekraczające 200 mln zł,
• od 1 kwietnia 2026 r. – dla wszystkich pozostałych podmiotów.

Dla najmniejszych podatników, których miesięczna sprzedaż nie przekracza 10 tys. zł brutto, termin obowiązkowego wdrożenia przesunięto na 1 stycznia 2027 r.

Należy podkreślić, że obecnie korzystanie z Krajowego Systemu e-Faktur jest dobrowolne i to przedsiębiorcy decydują, czy chcą wprowadzić tę formę rozliczeń. W związku z tym rząd przygotował zestaw zachęt dla podatników, którzy zdecydują się na wystawianie faktur za pośrednictwem KSeF, takich jak m.in.:

• zwolnienie z obowiązku przechowywania faktur i ich archiwizacji – tę odpowiedzialność przejmuje KSeF;
• zwolnienie z obowiązku przekazywania plików JPK_FA na żądanie urzędu;
• skrócenie czasu oczekiwania na zwrot podatku z 60 do 40 dni;
• bezpieczeństwo interpretacyjne – jednolity format faktury elektronicznej taki sam dla wszystkich, a nabywca nie będzie mógł twierdzić, że faktury nie otrzymał, ponieważ będzie ona przesyłana natychmiast w czasie rzeczywistym, co usprawni m.in. wymianę korekt;
• większa automatyzacja procesów fakturowania i księgowania oznaczająca skrócenie czasu na formalności przy rozliczeniach oraz zmniejszenie podatności na błędy przy wystawianiu faktur;
• możliwość pobierania faktur kosztowych z systemu KSeF bez konieczności posiadania faktury w formie papierowej.

Wprowadzenie jednolitego systemu e-faktur, przez który będą przechodziły wszystkie transakcje fakturowe, umożliwi organom podatkowym natychmiastowy dostęp do danych dotyczących sprzedaży i zakupu realizowanych przez podatników. Takie rozwiązanie pozwoli usprawnić i przyspieszyć kontrole w obszarze VAT, a w efekcie doprowadzi do lepszego uszczelnienia tego podatku oraz zwiększenia dochodów budżetowych.

Czy wdrożenie KSeF wyeliminuje potrzebę korzystania z OCR?

Obecnie wielu przedsiębiorców i księgowych korzysta z narzędzi OCR, które służą do odczytywania danych z faktur papierowych lub w formie obrazu. Niestety, nawet najbardziej zaawansowane rozwiązania tego typu nie są wolne od błędów i wymagają każdorazowej weryfikacji – m.in. w zakresie dat, numerów faktur, danych kontrahentów czy kwot. Choć systemy te znacząco przyspieszają proces księgowania, nie eliminują całkowicie ryzyka pomyłek. Alternatywą może być KSeF, który dzięki zastosowaniu jednolitego formatu faktury – tzw. faktury ustrukturyzowanej – zapewnia spójność wszystkich dokumentów. Każda faktura w systemie będzie zawierała taki sam zestaw danych, łącznie z pozycjami szczegółowymi, co pozwoli systemom księgowym na ich automatyczne i bezbłędne odczytywanie. W efekcie proces rozliczania stanie się szybszy i bardziej niezawodny, a księgowi i przedsiębiorcy będą mogli skupić się na analizie treści dokumentów, zamiast na poprawianiu danych.

W związku z dynamicznym postępem cyfryzacji gospodarki Ministerstwo Finansów ogłosiło, że od stycznia 2027 r. wystawianie faktur ustrukturyzowanych będzie obowiązkowe dla wszystkich przedsiębiorców, bez względu na poziom ich obrotów. Oznacza to definitywne odejście od faktur papierowych. Jednocześnie należy podkreślić, że z obowiązku wystawiania faktur w KSeF zwolnione będą m.in.:

• faktury konsumenckie (B2C),
• bilety traktowane jako faktury, w tym paragony za przejazdy autostradami płatnymi,
• faktury wystawiane w ramach procedur OSS i IOSS.

Obowiązek korzystania z KSeF zacznie obowiązywać od kwietnia 2026 r., jednak dla podatników osiągających miesięczne obroty brutto nieprzekraczające 10 000 zł przewidziano okres przejściowy, który będzie trwał do końca 2026 r.

Jak przystąpić do KSeF?

Aktualnie korzystanie z Krajowego Systemu e-Faktur jest dobrowolne. Dostęp do systemu wymaga posiadania kwalifikowanego podpisu elektronicznego, kwalifikowanej pieczęci elektronicznej, podpisu zaufanego lub tokenu wygenerowanego w KSeF. Logowanie do systemu możliwe jest zarówno za pośrednictwem programu księgowego zintegrowanego z KSeF, jak i bezpośrednio poprzez stronę rządową Krajowego Systemu e-Faktur.