Krajowy System e-Faktur – kompleksowy poradnik. Przygotowanie, terminy, kogo obowiązuje

20. 10. 2025 | Sponsored Article

KSeF śmiało możemy określić mianem rewolucji w fakturowaniu w Polsce. Od tego momentu dokumenty stają się fakturami ustrukturyzowanymi, co oznacza, że wystawia się je i odbiera wyłącznie przez centralny system. Dla wielu firm i biur rachunkowych to poważne wyzwanie organizacyjne i technologiczne. Aby właściwie się do niego przygotować, warto jak najwcześniej zdobyć potrzebną wiedzę na temat KSeF: od kiedy obowiazuje, dla kogo KSeF stanie się koniecznością, jak wygląda logowanie do KSeF. Dowiedz się, jak się przygotować do KSeF, jakie są najważniejsze zasady wystawiania i odbierania e-faktur, czym wyróżnia się korekta KSeF.

1. KSeF - co to jest i co daje w praktyce?

2. KSeF - od kiedy i dla kogo?

3. Logowanie do KSeF i techniczne aspekty dostępu

4. Jak się przygotować do KSeF? Działania praktyczne

5. Dane w KSeF i faktura ustrukturyzowana – co zawiera e-faktura?

6. Korekta KSeF. Jak poprawiać e-faktury?

Nie zostawiaj przygotowań na ostatnią chwilę. Im wcześniej zaczniesz przystosowywać systemy i procesy, tym mniej ryzykujesz problemów po wejściu obowiązku. Dobrym pomysłem jest wprowadzenie KSeF najpierw w części działalności, np. dla wybranych kontrahentów, testowanie, korekty, a dopiero potem pełne uruchomienie.

KSeF - co to jest i co daje w praktyce?

Zanim zaczniesz planować, jak się przygotować do KSeF, warto dokładnie zrozumieć, czym ono jest i w jaki sposób funkcjonuje. Krajowy System e-Faktur, czyli właśnie KSeF, to ogólnopolska platforma teleinformatyczna, która umożliwia wystawianie, odbieranie i przechowywanie e-faktur w jednolitym formacie XML – tzw. faktur ustrukturyzowanych. System obsługiwany jest przez Ministerstwo Finansów i zintegrowany z centralnymi bazami administracji skarbowej.

Source: Shutterstock

KSeF zastępuje tradycyjny obieg dokumentów – zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej. Dzięki jego wdrożeniu wszystkie faktury są przesyłane i zatwierdzane w jednym miejscu – systemie MF. Najważniejsze zalety korzystania z KSeF to:

• automatyzacja obiegu dokumentów między kontrahentami,

• szybszy zwrot VAT (do 40 dni),

• bezpieczeństwo i przechowywanie danych przez 10 lat w systemie MF,

• pewność daty wystawienia i odbioru faktury,

• łatwiejsze kontrole podatkowe dzięki ujednoliceniu danych.

KSeF ma zatem uprościć życie przedsiębiorcom i ograniczyć ryzyko błędów w fakturowaniu.

KSeF - od kiedy i dla kogo?

Zacznijmy od jednego z podstawowych pytań dotyczących KSeF od kiedy obowiązuje? Jego wprowadzenie przebiega etapami, zaś konkretne terminy zależą od formy prowadzenia działalności. Od 1 lipca 2025 roku obowiązek KSeF obejmuje wszystkich czynnych podatników VAT, natomiast od 1 stycznia 2026 roku będzie dotyczył też podatników zwolnionych z VAT, na przykład małe firmy, jednoosobowe działalności gospodarcze czy lekarzy. Warto zaznaczyć, że przedsiębiorcy, którzy dobrowolnie korzystają z KSeF już wcześniej, mają czas na testowanie systemu i dopasowanie swoich programów księgowych.

W praktyce oznacza to, że każdy przedsiębiorca, który wystawia faktury sprzedaży, będzie musiał korzystać z systemu KSeF, niezależnie od branży.

Logowanie do KSeF i techniczne aspekty dostępu

Jak przebiega logowanie do KSeF? Dostęp do systemu odbywa się przez specjalny portal Ministerstwa Finansów. Pierwsze logowanie można przeprowadzić na kilka sposobów, w zależności od statusu podatnika i rodzaju działalności. Najczęstsze sposoby logowania do KSeF to:

• profil Zaufany lub e-Dowód – dla osób fizycznych prowadzących działalność,
• podpis kwalifikowany – w przypadku spółek i pełnomocników,
• token uwierzytelniający (identyfikator KSeF) – używany w integracjach z programami księgowymi.

Po zalogowaniu w systemie można nadać uprawnienia innym osobom, np. księgowej, biuru rachunkowemu lub współpracownikom. Warto z odpowiednim wyprzedzeniem przygotować listę użytkowników, którzy będą wystawiać lub odbierać e-faktury w imieniu firmy. Nadawanie ról w systemie (np. wystawca, odbiorca, administrator) pozwala zachować bezpieczeństwo danych i kontrolę nad tym, kto ma dostęp do faktur.

Jak się przygotować do KSeF? Działania praktyczne

Wdrożenie KSeF wymaga dopilnowania kilku spraw technicznych i organizacyjnych. Dobre przygotowanie pozwoli uniknąć chaosu w momencie, gdy obowiązek KSeF stanie się powszechny. Zanim Twoja firma zacznie korzystać z KSeF, warto przeanalizować obowiązujące do tej pory procesy fakturowania i obiegu dokumentów. Warto też skonsultować się z dostawcą oprogramowania księgowego, by upewnić się, że jest ono zgodne z wymaganiami systemu.

Jak przygotować się do KSeF krok po kroku?

• Zweryfikuj aktualne dane firmy w CEIDG lub KRS – pamiętaj, że muszą być zgodne z informacjami w systemie MF.
• Upewnij się, że oprogramowanie księgowe jest gotowe do komunikacji z KSeF (integracja API), a w razie potrzeby je zaktualizuj.
• Zgłoś osoby uprawnione do logowania i wystawiania e-faktur.
• Wystaw fakturę ustrukturyzowaną w środowisku testowym KSeF.
• Ustal procedury archiwizacji i korekty faktur w przypadku błędów.

Przedsiębiorcy, którzy rozpoczną przygotowania wcześniej, zyskają czas na dopracowanie procesów i szkolenie pracowników.

Dane w KSeF i faktura ustrukturyzowana – co zawiera e-faktura?

Faktura wystawiana w systemie KSeF ma ściśle określoną strukturę i układ danych. Jest to tzw. faktura ustrukturyzowana, przesyłana w formacie XML, który może zostać automatycznie odczytany przez system, a następnie przetworzony bez potrzeby ręcznego wprowadzania informacji. Dane obowiązkowe w fakturze ustrukturyzowanej znajdują się m.in.:

• dane sprzedawcy i nabywcy (NIP, adres, nazwa),
• numery identyfikacyjne faktury,
• daty wystawienia i sprzedaży,
• szczegóły dotyczące towarów i usług (ilość, cena, stawka VAT),
• podsumowania kwot netto i brutto,
• informacje o sposobie płatności.

Każda faktura po przesłaniu do systemu otrzymuje unikalny numer identyfikacyjny KSeF (ID KSeF), który potwierdza jej przyjęcie. To właśnie ten aspekt decyduje o uznaniu faktury za wystawioną i doręczoną.

Korekta KSeF. Jak poprawiać e-faktury?

Nie da się uniknąć błędów, dlatego system przewiduje możliwość wprowadzania poprawek. Korekta KSeF została dostosowana do specyfiki faktur elektronicznych, a wystawia się ją również w systemie, w formacie e-faktury ustrukturyzowanej. Najważniejsze, aby odnosiła się do faktury już zatwierdzonej przez system. Wówczas korekta automatycznie nawiązuje do faktury pierwotnej poprzez jej numer ID KSeF.

Najczęstsze sytuacje, w których konieczna jest korekta w KSeF, to:

• zmiana ceny, ilości lub stawki VAT,
• poprawa danych nabywcy,
• anulowanie transakcji,
• rabaty lub zwroty.

Dzięki jednolitemu formatowi dane w KSeF są spójne, a cały proces korekty przebiega szybciej i bez potrzeby przesyłania papierowych dokumentów.

Najczęściej zadawane pytania

• Czy mogę wystawiać e-faktury przez KSeF dla osób prywatnych (nieprowadzących działalności)?

Tak, w projekcie nowelizacji ustawy przewiduje się możliwość wystawiania e-faktur dla konsumentów (osób fizycznych).

• Czy trzeba liczyć się z karami za błędy w KSeF?

W pierwszym okresie po wejściu obowiązku przewidziano okres przejściowy, w którym błędy formalne związane z e-fakturami nie będą karane. Ma on dać firmom czas na adaptację. Po tym czasie organy skarbowe będą wymagać poprawności danych, terminowości i zgodności strukturalnej.

• Czy można cofnąć fakturę lub anulować ją już po nadaniu numeru KSeF?

Gdy faktura jest już zatwierdzona i ma nadany numer KSeF, nie można jej po prostu usunąć czy cofnąć. W razie potrzeby stosuje się natomiast korektę faktury (korygującą lub stornującą).

• Jak wygląda archiwizacja i przechowywanie faktur ustrukturyzowanych?

Faktury przechowywane są centralnie w systemie KSeF, dzięki czemu nie ma już konieczności utrzymywania lokalnych kopii papierowych lub elektronicznych dokumentów. System KSeF gwarantuje dostępność dokumentów przez wiele lat.

• Czy trzeba korygować JPK VAT, jeżeli faktura offline otrzyma numer KSeF dopiero później?

Tak, jeśli faktura w momencie składania JPK nie miała numeru KSeF i została oznaczona jako OFF lub DI, a później uzyska numer systemowy, to należy skorygować JPK, by dopisać numer KSeF.