Rejestracja

Kompensata rozrachunków z kontrahentami w księgach rachunkowych

Kompensata rozrachunków z kontrahentami w księgach rachunkowych

| Marzena Walkiewicz

W obrocie gospodarczym powszechnie spotykana jest sytuacja, w której ten sam podmiot występuje wobec jednostki jednocześnie jako dostawca i odbiorca. Oznacza to, że z jednym kontrahentem wiążą jednostkę zarówno należności, jak i zobowiązania. W takim przypadku zamiast dwustronnego przepływu środków pieniężnych można skorzystać z instytucji kompensaty wzajemnych rozrachunków. Rozwiązanie to upraszcza rozliczenia oraz zmniejsza ryzyko związane z bieżącą obsługą płatności. Kompensata może przyjąć formę potrącenia jednostronnego, dokonywanego na podstawie oświadczenia złożonego drugiej stronie, lub formę umownego porozumienia stron. Niezależnie od wybranego trybu, czynność ta wymaga prawidłowego udokumentowania oraz odpowiedniego ujęcia w księgach rachunkowych.

Istota kompensaty oraz jej podstawy prawne

Kompensata polega na wzajemnym umorzeniu wierzytelności poprzez zarachowanie jednej z nich na poczet drugiej. Jeżeli obie wierzytelności mają taką samą wartość, ulegają wzajemnemu umorzeniu w całości. W przypadku gdy ich wartości różnią się, umorzeniu podlegają wyłącznie do wysokości kwoty niższej, natomiast nadwyżka pozostaje do uregulowania w sposób uzgodniony przez strony.

Z punktu widzenia bilansowego kompensata została scharakteryzowana w pkt 3 lit. l) stanowiska Komitetu Standardów Rachunkowości w sprawie rozrachunków z kontrahentami (Dz. Urz. Min. Fin. z 201Konto 201 - Rozrachunki z dostawcami (Pasywne) 2019 r. poz. 83), które traktuje potrącenie jako jedną z form regulowania wzajemnych należności i zobowiązań. Podstawę prawną kompensaty jednostronnej, nazywanej ustawową, stanowią art. 498-505 Kodeksu cywilnego, natomiast kompensata umowna opiera się na zasadzie swobody umów wyrażonej w art. 353¹ K.c.

Kompensata jednostronna i jej warunki

Aby możliwe było dokonanie kompensaty jednostronnej, muszą zostać spełnione przesłanki wymienione w art. 498 § 1 K.c. Zgodnie z tym przepisem dwie osoby pozostające jednocześnie względem siebie dłużnikiem i wierzycielem mogą potrącić swoje wierzytelności, jeżeli ich przedmiotem są pieniądze lub rzeczy tej samej jakości oznaczone wyłącznie co do gatunku, wierzytelności te mogą być dochodzone przed sądem lub innym organem państwowym, a ponadto obie są wymagalne.

Sama czynność potrącenia jednostronnego nie wymaga zgody drugiego kontrahenta. Następuje ona w drodze oświadczenia złożonego dłużnikowi, które - zgodnie z art. 499 K.c. - wywołuje skutek z mocą wsteczną od chwili, kiedy potrącenie stało się prawnie możliwe. W treści oświadczenia powinny zostać wskazane wierzytelności objęte potrąceniem oraz te, z którymi są one potrącane, kwoty obu wierzytelności, ewentualna pozostała do uregulowania część zobowiązania nieobjęta kompensatą, sposób jej zapłaty, a także data sporządzenia dokumentu i podpis osoby upoważnionej do reprezentowania jednostki.

W przypadku potrącenia ustawowego należy co do zasady zweryfikować wymagalność oraz zaskarżalność obu potrącanych wierzytelności - art. 498 § 1 K.c. wprost odwołuje się do tych przesłanek. Wierzytelności niewymagalne mogą zostać objęte rozliczeniem w ramach kompensaty umownej, jeżeli strony wyraźnie tak postanowią; zasady tej nie należy jednak automatycznie przenosić na potrącenie jednostronne. Możliwe jest natomiast objęcie potrąceniem wierzytelności już przedawnionej, pod warunkiem że w chwili, w której potrącenie stało się możliwe, przedawnienie jeszcze nie nastąpiło (art. 502 K.c.). Skutkiem skutecznie dokonanego potrącenia jest wzajemne umorzenie wierzytelności do wysokości niższej z nich.

Kompensata umowna

Strony pozostające wobec siebie jednocześnie wierzycielem i dłużnikiem mogą uregulować wzajemne rozliczenia również w drodze porozumienia. Kompensata umowna opiera się na zasadzie swobody umów, co oznacza, że strony samodzielnie kształtują treść stosunku prawnego, byleby jego cel i treść nie sprzeciwiały się właściwości stosunku, ustawie lub zasadom współżycia społecznego. W zawartej umowie kontrahenci określają, które wierzytelności i w jakim terminie podlegają wzajemnemu umorzeniu.

W typowej umowie kompensaty znajdują się dane stron (nazwy, siedziby, adresy), data, z którą następuje wzajemne potrącenie, oznaczenie dokumentów źródłowych podlegających rozliczeniu (najczęściej numery faktur lub rachunków oraz daty ich wystawienia), kwota potrąconych rozrachunków, a także wartość pozostałych do uregulowania należności lub zobowiązań wraz ze wskazaniem sposobu ich zapłaty.

Kompensata a mechanizm podzielonej płatności

Istotnym zagadnieniem praktycznym pozostaje relacja kompensaty do obowiązkowego mechanizmu podzielonej płatności (MPP). Co do zasady, jeżeli przedmiotem transakcji są towary lub usługi wymienione w załączniku nr 15 do ustawy o VAT, a kwota należności ogółem na fakturze przekracza 15 000 zł, sprzedawca zobowiązany jest umieścić na dokumencie adnotację „mechanizm podzielonej płatności", a nabywca uregulować należność z zastosowaniem MPP (art. 108a ust. 1a i 1b oraz art. 106e ust. 1 pkt 18a ustawy o VAT). Ustawodawca wyraźnie jednak uregulował sytuację rozliczenia w drodze potrącenia. Stosownie do art. 108a ust. 1d ustawy o VAT, przepisów o obowiązkowym MPP nie stosuje się w zakresie, w jakim kwoty należności są kompensowane. W konsekwencji ani potrącenie jednostronne, ani kompensata umowna nie powodują negatywnych skutków na gruncie VAT. Jeżeli jednak tylko część należności wynikającej z faktury objętej obowiązkowym MPP zostaje skompensowana, pozostała kwota regulowana przelewem powinna zostać zapłacona z zastosowaniem mechanizmu podzielonej płatności.

 

Ujęcie kompensaty w księgach rachunkowych

Z punktu widzenia ewidencji księgowej umorzenie wzajemnych należności i zobowiązań - niezależnie od tego, czy ma postać kompensaty jednostronnej, czy umownej - ujmuje się jednym zapisem, w którym strona Wn konta odpowiada uregulowanemu zobowiązaniu, a strona Ma konta - uregulowanej należności. W praktyce księgowanie wygląda następująco:

Podstawą zapisu w księgach jest - w przypadku kompensaty jednostronnej - oświadczenie złożone przez jedną ze stron, a przy kompensacie umownej - umowa zawarta z kontrahentem. Aby dokument mógł stanowić dowód księgowy, musi spełniać wymogi wskazane w art. 21 ust. 1 ustawy o rachunkowości, czyli zawierać między innymi określenie rodzaju dowodu, datę dokonania operacji, opis czynności, kwotę oraz podpisy osób odpowiedzialnych.

 

Kompensata rozrachunków wyrażonych w walutach obcych

Zgodnie z pkt 7.3 stanowiska KSR w sprawie rozrachunków z kontrahentami, kompensata może obejmować również wierzytelności wyrażone w walutach obcych. Możliwe są trzy warianty potrącenia: gdy obie wzajemne wierzytelności są wyrażone w tej samej walucie obcej, gdy jedna z nich jest wyrażona w walucie polskiej, a druga w walucie obcej, a także gdy każda z wierzytelności wyrażona jest w innej walucie obcej.

W każdej z tych sytuacji kwoty potrącanych wierzytelności należy przeliczyć na złote. Ponieważ przy kompensacie nie dochodzi do faktycznego przepływu środków pieniężnych pomiędzy stronami, do wyceny stosuje się - na podstawie art. 30 ust. 2 ustawy o rachunkowości - średni kurs ogłoszony przez Narodowy Bank Polski dla danej waluty na dzień poprzedzający dzień potrącenia. W związku z tym, że na dzień powstania rozrachunku oraz na dzień jego uregulowania w drodze kompensaty kursy waluty są z reguły różne, powstają różnice kursowe. Stosownie do art. 42 ust. 3 ustawy o rachunkowości dodatnie różnice kursowe zalicza się do przychodów finansowych, a ujemne - do kosztów finansowych.

Ewidencja różnic kursowych powstałych na skutek kompensaty rozrachunków przebiega następująco. Dodatnie różnice kursowe ujmuje się:

Z kolei ujemne różnice kursowe księguje się:

Sytuacja szczególna występuje, gdy kompensata dotyczy zobowiązania z tytułu zakupu środka trwałego, który do dnia potrącenia nie został jeszcze przekazany do użytkowania. Zgodnie z art. 28 ust. 8 ustawy o rachunkowości powstałe różnice kursowe korygują wartość początkową takiego składnika - dodatnie zmniejszają tę wartość, a ujemne ją zwiększają.

Ewidencja w księgach rachunkowych na przykładzie

Spółka ABC posiadała na dzień 18 czerwca 2026 r. nieuregulowane wzajemne rozrachunki z kontrahentem z Austrii. Saldo nierozliczonych należności z tytułu świadczonych usług obejmowało fakturę z 4 czerwca 2026 r. na kwotę 2 800 EUR, wycenioną po średnim kursie NBP z 3 czerwca 2026 r. wynoszącym 4,3120 zł/EUR (12 073,60 zł), oraz fakturę z 10 czerwca 2026 r. na kwotę 1 900 EUR, wycenioną po kursie z 9 czerwca 2026 r. - 4,3185 zł/EUR (8 205,15 zł).

Po stronie zobowiązań z tytułu zakupu materiałów ujęto fakturę z 11 czerwca 2026 r. na kwotę 3 600 EUR wycenioną po kursie z 10 czerwca 2026 r. - 4,3 230Konto 230 - Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń (Aktywno-pasywne) 230 zł/EUR (15 562,80 zł) oraz fakturę z 16 czerwca 2026 r. na kwotę 1 500Konto 500 - Koszty działalności podstawowej (Kosztowe) 500 EUR wycenioną po kursie z 15 czerwca 2026 r. - 4,3268 zł/EUR (6 490Konto 490 - Rozliczenie kosztów (Kosztowe) 490,20 zł).

Na podstawie zawartej umowy kompensaty z dnia 18 czerwca 2026 r. strony postanowiły dokonać wzajemnego potrącenia należności i zobowiązań według średniego kursu NBP z 17 czerwca 2026 r., wynoszącego 4, 335Konto 335 - Towary w detalu (Aktywne) 3350 zł/EUR. Łączna kwota należności wyniosła 4 700 EUR, a zobowiązań - 5 100Konto 100 - Kasa (Aktywne) 100 EUR, w związku z czym potrącenie nastąpiło do wysokości niższej z wierzytelności, czyli 4 700 EUR. Przy ustalaniu, które zobowiązania zostały objęte kompensatą, jednostka zastosowała zasadę FIFO - w pierwszej kolejności rozliczono całą fakturę na 3 600 EUR, a następnie 1 100Konto 100 - Kasa (Aktywne) 100 EUR z faktury na 1 500Konto 500 - Koszty działalności podstawowej (Kosztowe) 500 EUR. Pozostałe 400Konto 400 - Amortyzacja (Kosztowe) 400 EUR z drugiej faktury zostało uregulowane z rachunku walutowego dnia 19 czerwca 2026 r. według średniego kursu NBP z 18 czerwca 2026 r., wynoszącego 4,3 290Konto 290 - Odpisy aktualizujące rozrachunki (Aktywno-pasywne) 290 zł/EUR. Środki na rachunku walutowym wyceniono na dzień wpływu po kursie 4,3360 zł/EUR.

 

Ustalenie różnic kursowych

Dodatnie różnice kursowe od należności objętych kompensatą wyniosły łącznie 95,75 zł, tj.:

Ujemne różnice kursowe od zobowiązań objętych kompensatą (przy zastosowaniu FIFO) wyniosły łącznie 52,22 zł, tj.:

Zapłata pozostałej kwoty zobowiązania ( 400Konto 400 - Amortyzacja (Kosztowe) 400 EUR pochodzących z drugiej faktury, wycenionej pierwotnie po kursie 4,3268 zł/EUR) spowodowała powstanie ujemnej różnicy kursowej na rozrachunkach w kwocie 0,88 zł ( 400Konto 400 - Amortyzacja (Kosztowe) 400 EUR × (4,3 290Konto 290 - Odpisy aktualizujące rozrachunki (Aktywno-pasywne) 290 zł/EUR - 4,3268 zł/EUR)) oraz ujemnej różnicy od własnych środków pieniężnych w kwocie 2,80 zł ( 400Konto 400 - Amortyzacja (Kosztowe) 400 EUR × (4,3360 zł/EUR - 4,3 290Konto 290 - Odpisy aktualizujące rozrachunki (Aktywno-pasywne) 290 zł/EUR)).

Przykład księgowania

1)     PK - kompensata należności ze zobowiązaniami (4 700 EUR × 4, 335Konto 335 - Towary w detalu (Aktywne) 3350 zł/EUR = 20 374,50 zł)

2)     PK - rozliczenie dodatniej różnicy kursowej od należności

3)     PK - rozliczenie ujemnej różnicy kursowej od zobowiązań

4)     WB - zapłata pozostałej kwoty zobowiązania ( 400Konto 400 - Amortyzacja (Kosztowe) 400 EUR × 4,3 290Konto 290 - Odpisy aktualizujące rozrachunki (Aktywno-pasywne) 290 zł/EUR = 1 731Konto 731 - Wartość sprzedanych towarów w cenie zakupu/nabycia (Kosztowe) 731,60 zł)

5)     PK - ujemna różnica kursowa na rozrachunkach z tytułu zapłaty

6)     PK - ujemna różnica kursowa od własnych środków pieniężnych

 

Podsumowanie

Kompensata wzajemnych rozrachunków stanowi efektywne narzędzie rozliczeniowe pomiędzy podmiotami pozostającymi jednocześnie wobec siebie wierzycielami i dłużnikami. Pozwala ograniczyć liczbę faktycznych przepływów pieniężnych i uprościć obsługę rozliczeń. Jej prawidłowe przeprowadzenie wymaga jednak zachowania określonych warunków formalnych - w przypadku potrącenia jednostronnego spełnienia przesłanek z art. 498 § 1 K.c. oraz złożenia stosownego oświadczenia, natomiast przy kompensacie umownej zawarcia porozumienia regulującego zasady wzajemnego rozliczenia. Każdy z dokumentów stanowiących podstawę zapisów w księgach musi odpowiadać wymogom przewidzianym dla dowodów księgowych. Szczególnej staranności wymagają sytuacje, w których kompensacie podlegają wierzytelności wyrażone w walutach obcych - konieczne jest prawidłowe ustalenie kursu wyceny i ujęcie powstałych różnic kursowych, a w przypadku rozrachunków związanych z zakupem niezakończonych inwestycji - ich odniesienie do wartości początkowej środka trwałego.






Możesz być także zainteresowany

Reprezentacja i reklama jako koszty uzyskania przychodu - zasady kwalifikacji Reprezentacja i reklama jako koszty uzyskania przychodu - zasady kwalifikacji

05. 05. 2026, Marzena Walkiewicz Koszty związane z reprezentacją oraz reklamą należą do tych kategorii wydatków podatkowych, które niezmiennie wywołują spory między podatnikami a organami podatkowymi. ... Czytaj więcej


System kaucyjny a rozliczenie podatku VAT System kaucyjny a rozliczenie podatku VAT

05. 03. 2026, Marzena Walkiewicz Celem wprowadzenia systemu kaucyjnego jest zwiększenie poziomu recyklingu.... Czytaj więcej


Samochód w działalności gospodarczej - zmiany w 2026 Samochód w działalności gospodarczej - zmiany w 2026

03. 02. 2026, Marzena Walkiewicz Nowe regulacje podatkowe obowiązujące od 1 stycznia 2026 roku zmieniają sposób ujmowania w kosztach wydatków związanych z korzystaniem z samochodów w firmach.... Czytaj więcej



Kategoria: Praktyczne przykłady PIT CIT VAT Rozrachunki

Artykuły z kategorii Rozrachunki

Pytania i komentarze


Twój komentarz będzie pierwszy






Ochrona przed spamem. Proszę podać numer czternaście:




Jak księgować




 
www.jak-ksiegowac.pl www.uctovani.net www.ako-uctovat.sk
www.buchhaltungkonten.de www.comptabilisation.fr www.contabilizacaofacil.com


Creative Commons CC BY-NC-SA 3.0 PL: Zawartość stron wolno kopiować i rozpowszechniać w celach niekomercyjnych, pod warunkiem podania ich źródła.
Kopiowanie zawartości stron w celach komercyjnych jest zabronione bez wcześniejszej zgody.

Autor serwisu nie ponosi żadnej odpowiedzialności za jakiekolwiek skutki wykorzystania przez Użytkownika informacji uzyskanych za pośrednictwem strony jak-ksiegowac.pl,
szczególnie za konsekwencje podjętych na ich podstawie decyzji. www.jak-ksiegowac.pl 2012 - 2026

Znalazłeś błąd na stronie? Powiadom nas o tym na info @ jak-ksiegowac.pl. Za wszystkie zgłoszone uwagi dziękujemy!