Informacja dotycząca plików cookies. Dbając o Twoją wygodę i dla świadczenia przez nas usług na najwyższym poziomie informujemy, że serwis wykorzystuje pliki cookies. Warunki przechowywania i dostępu do plików cookies możesz zmienić w ustawieniach swojej przeglądarki. Dowiedz się więcej

OK, rozumiem
Rejestracja

Czy faktura pro-forma jest podstawą zapisu w księgach?

Czy faktura pro-forma jest podstawą zapisu w księgach?

| Marzena Walkiewicz

W polskim prawie gospodarczym funkcjonują różnego rodzaju dokumenty księgowe, które są niezbędne do udokumentowania zawarcia transakcji między stronami. Częstym przypadkiem jest otrzymanie faktury pro-formy, która ma jedynie charakter informacyjny. Zgodnie z art. 66 & 1 kodeksu cywilnego tego rodzaju fakturę można potraktować jako ofertę. W rzeczywistości faktura pro-forma nie dokumentuje żadnego zdarzenia gospodarczego, a pełni jedynie funkcję informacyjną dotyczącą ewentualnej transakcji oraz przyszłej kwoty zapłaty, nie stanowi ona faktycznego dowodu zawarcia transakcji między stronami.

 

Definicja faktury

Dokument pro-forma zawiera wszelkie ustawowe elementy, które powinna zawierać faktura. Z tego powodu czasami budzi wątpliwości odnośnie tego, czy powinniśmy potraktować taki dokument jako dowód księgowy i zaewidencjonować w księgach rachunkowych. Z dniem 1 stycznia 2014 r. do ustawy o VAT dodano definicję faktury. Zgodnie z art. 2 ust. 31 ustawy o VAT faktura jest dokumentem w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie. Ustawodawca w art. 106e ust. 1 ustawy o VAT wyszczególnił podstawowe dane, które m.in. powinna zawierać faktura VAT:

  1. datę wystawienia;
  2. kolejny numer nadany w ramach jednej lub więcej serii, który w sposób jednoznaczny identyfikuje fakturę;
  3. imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy;
  4. numer, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany na potrzeby podatku, z zastrzeżeniem pkt 24 lit. a;
  5. numer, za pomocą którego nabywca towarów lub usług jest zidentyfikowany na potrzeby podatku lub podatku od wartości dodanej, pod którym otrzymał on towary lub usługi, z zastrzeżeniem pkt 24 lit. b;
  6. datę dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi lub datę otrzymania zapłaty, o której mowa w art. 106b ust. 1 pkt 4, o ile taka data jest określona i różni się od daty wystawienia faktury;
  7. nazwę (rodzaj) towaru lub usługi;
  8. miarę i ilość (liczbę) dostarczonych towarów lub zakres wykonanych usług;
  9. cenę jednostkową towaru lub usługi bez kwoty podatku (cenę jednostkową netto);
  10.  kwoty wszelkich opustów lub obniżek cen, w tym w formie rabatu z tytułu wcześniejszej zapłaty, o ile nie zostały one uwzględnione w cenie jednostkowej netto;
  11. wartość dostarczonych towarów lub wykonanych usług, objętych transakcją, bez kwoty podatku (wartość sprzedaży netto);
  12. stawkę podatku;
  13. sumę wartości sprzedaży netto, z podziałem na sprzedaż objętą poszczególnymi stawkami podatku i sprzedaż zwolnioną od podatku;
  14. kwotę podatku od sumy wartości sprzedaży netto, z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku;
  15. kwotę należności ogółem;

Reklama ∇


Pozostałe punkty art. 106e ust. 1 również określają dane, które powinna zawierać faktura, natomiast powiązane są one z transakcjami szczególnymi.

 

Podstawa zapisu w księgach rachunkowych – jakie dowody księgowe?

Ustawodawca jasno określił definicję dowodu księgowego, a także podstawowe dane, które powinny posiadać. Mimo to zdarza się, iż kwestia wprowadzenia faktury pro-formy do ksiąg budzi wątpliwości, bowiem jest ona dokumentem zawierającym wszelkie ustawowe elementy faktury.

Do ksiąg rachunkowych spółka ma obowiązek wprowadzenia w postaci zapisu każde zdarzenia, które nastąpiło w danym okresie. Podstawą zapisów w księgach jest dowód księgowy, który potwierdza dokonanie operacji gospodarczej. W myśl art. 20 ust. 2 pkt 1-3 ustawy o rachunkowości, rozróżniamy trzy rodzaje dowodów źródłowych:

  1. zewnętrzne obce - otrzymane od kontrahentów;
  2. zewnętrzne własne - przekazywane w oryginale kontrahentom;
  3. wewnętrzne - dotyczące operacji wewnątrz jednostki.

Zgodnie z art. 20 ust 3. Pkt 1-4 ustawy o rachunkowości pozostałymi dowodami księgowymi, w których powstaje obowiązek wprowadzenia danej operacji do ksiąg rachunkowych są:

  1. zbiorcze - służące do dokonania łącznych zapisów zbioru dowodów źródłowych, które muszą być w dowodzie zbiorczym pojedynczo wymienione;
  2. korygujące poprzednie zapisy;
  3. zastępcze - wystawione do czasu otrzymania zewnętrznego obcego dowodu źródłowego;
  4. rozliczeniowe - ujmujące już dokonane zapisy według nowych kryteriów klasyfikacyjnych.

 

Z racji coraz częściej pojawiających się wątpliwości, głos w tej sprawie zabrało Ministerstwo Finansów, które rozwiało wszelkie dotychczasowe niejasności:

"Dokument nazywany fakturą pro-forma nie jest dowodem księgowym. Jest to dokument wystawiany w obrocie gospodarczym i jego celem może być np. potwierdzenie złożenia oferty czy przyjęcia zamówienia do realizacji. Wyraźne oznaczenie tego dokumentu wyrazami pro-forma powoduje, że nie można przypisać mu waloru faktury w rozumieniu przepisów o VAT, gdyż podmiot wystawiający taki dokument jednoznacznie wskazuje, że nie jest to faktura. Wystawienie tego dokumentu nie powoduje zatem skutków w zakresie podatku VAT, tj. obowiązku zapłaty wykazanego w tym dokumencie podatku oraz nie stanowi dla kontrahenta podstawy do odliczenia wykazanego w tym dokumencie podatku VAT".

Podsumowując, faktura pro-forma wystawiana jest przez podatników jedynie w celu informacyjnym, nie dokumentuje ona faktycznej operacji gospodarczej. Pro-forma jest dokumentem, który zawiera szczegółowe informację o przyszłej transakcji oraz kwocie zapłaty. Można rzec, iż jest swego rodzaju wezwaniem do zapłaty lub propozycją wystawienia ostatecznej faktury VAT. Umożliwia kontrahentom zapoznanie się z ceną danej usługi bądź towaru, nie rodząc przy tym żadnych skutków w świetle podatku VAT czy też podatku dochodowego. Faktura pro-forma nie stanowi definicji dowodu księgowego, dlatego też nie będzie ona podstawą zapisu w księgach rachunkowych.






Możesz być także zainteresowany

 Ewidencja zdarzeń na przełomie roku Ewidencja zdarzeń na przełomie roku

15. 06. 2020, Marzena Walkiewicz Przedsiębiorstwa bez wytchnienia działają przez cały czas zawierając różnego rodzaju operacje gospodarcze, naturalnym zatem jest występowanie faktur na przełomie roku obrotowego jednostki.... Czytaj więcej


 Rachunek przepływów pieniężnych - metody Rachunek przepływów pieniężnych - metody

01. 10. 2018, Łukasz Walkiewicz Czym jest rachunek przepływów pieniężnych i dlaczego stanowi on ważny element każdego przedsiębiorstwa?... Czytaj więcej


 Wydatki na gastronomie a koszty uzyskania przychodu Wydatki na gastronomie a koszty uzyskania przychodu

12. 06. 2017, Marzena Walkiewicz Czy wydatki na gastronomie możemy uznać za koszty podatkowe? Dowiedz się w jakich przypadkach.... Czytaj więcej



Kategoria: VAT

Artykuły z kategorii VAT

Pytania i komentarze


Twój komentarz będzie pierwszy






Ochrona przed spamem. Proszę podać numer czternaście: