Delegacje pracownicze krajowe i zagraniczne
|
Delegacje pracownicze na stałe wpisały się w życie zawodowe. W dzisiejszych czasach okoliczności związane z poleceniem wyjazdu służbowego pracownika to bardzo powszechna sytuacja, do odbycia której pracownik jest zobowiązany. Podstawowym świadczeniem związanym z podróżami służbowymi są diety określone przez Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r w rozporządzeniu w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej, w której określone są zasady przyznawania i wysokość diet. Za czas podróży służbowej, w której przebywał pracownik przysługują diety, które przeznaczone są na pokrycie wydatków związanych z wyżywieniem podczas wyjazdu służbowego.
Znamiona delegacji
Aby móc stwierdzić, iż dany wyjazd służbowy możemy zakwalifikować jako delegację, musimy wziąć pod uwagę kilka czynników związanych z oddelegowaniem pracownika. W myśl art. 775 kodeksu pracy podróż służbowa spełnia znamiona delegacji, gdy spełnione są trzy warunki:
- podróż odbywać się będzie w celu wykonania przez pracownika zadania służbowego,
- podróż odbywać się będzie poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy lub poza stałym miejscem pracy pracownika,
- podróż odbywać się będzie na polecenie pracodawcy.
Należy pamiętać, iż podatnik nie będzie miał możliwości uznania wyjazdu służbowego za delegację w przypadku, gdy z pośród czterech dni wyjazdu, jedynie dwa dni zostaną przeznaczone na zadania zawodowe, zaś dwa pozostałe będą stanowić czas wolny pracownika. Istotny jest również zapis w umowie pracownika, bowiem jeżeli okażę się, że miejscem pracy jest przykładowo całe województwo, nie zaś jedno z miast, wówczas i w tym przypadku wyjazd służbowy nie zostanie uznany jako delegacja.
Co do zasady pracownik, któremu zlecono polecenie wyjazdu służbowego nie może odmówić takiego wyjazdu. Istnieje jednak wyjątek, który dotyczy jedynie pracownic w ciąży oraz pracowników, którzy sprawują opiekę nad dzieckiem do lat 4, wówczas pracownik będzie musiał wyrazić zgodę na odbycie takiego wyjazdu.
Rozliczenie delegacji krajowej
Pracownik spółki Alfa sp. z o.o., której siedziba mieści się w Krakowie, został wysłany w delegację krajową do Warszawy, podróżował pociągiem. Delegacja rozpoczęła się w dniu 13 czerwca 2017 r. o godzinie 12:00 i trwała do 16 czerwca 2017 r. do godziny 21:00. Pracodawca w pełni pokrył koszt zakwaterowania oraz zapewnił pracownikowi wyżywienie częściowe w postaci 3 śniadań. Pracownik pobrał zaliczkę w wysokości 200 zł.
Rozliczenie delegacji rozpoczniemy od określenia czasu jej trwania. W powyższym przykładzie są to 3 pełne doby oraz 9 godzin. Zgodnie ze stawkami krajowymi ustalonymi w rozporządzeniu wyliczamy dietę należną pracownikowi.
1) Dieta należna z tytułu odbycia podróży służbowej
4 x 30 zł = 120 zł
2) Potrącenie diety o zapewnione 3 śniadania
30 zł x 25% * 3 śniadania = 22,50 zł
Należna pracownikowi dieta po potrąceniu = 120 zł – 22,50 zł = 97,50 zł
3) Inne wydatki poniesione przez pracownika udokumentowane fakturą
Usługa hotelowa – 300,00 zł
Bilety kolejowe – 135,00 zł
Wydatki gastronomiczne – 65,00 zł
Podsumowując, pracownikowi należy się dieta w wysokości 97,50 zł, zwrot kosztów za bilety w wysokości 135Konto 135 - Inne środki pieniężne (Aktywne) 135,00 zł oraz zwrot za wydatki gastronomiczne w wysokości 65,00 zł. Łączna kwota wynosi 297,50 zł. Pracownik jednak pobrał zaliczkę w wysokości 200,00 zł, zatem końcowa należność pracownika po rozliczeniu delegacji wyniesie 97,50 zł.
Dekretacja
1) Otrzymanie zaliczki pracowniczej:
- Strona WN konta 234Konto 234 - Pozostałe rozrachunki z pracownikami (Aktywno-pasywne) 234 Pozostałe rozrachunki z pracownikami kwota 200,00 zł
- Strona MA konta 130Konto 130 - Rachunek bieżący (Aktywne) 130 Rachunek bieżący kwota 200,00 zł
2) Wyliczona dieta pracownicza:
- Strona WN konta 406Konto 406 - Podróże służbowe (Kosztowe) 406 Podróże służbowe kwota 97,50 zł
- Strona MA konta 234Konto 234 - Pozostałe rozrachunki z pracownikami (Aktywno-pasywne) 234 Pozostałe rozrachunki z pracownikami kwota 97,50 zł
3) Zaksięgowanie faktury za hotel:
- Strona WN konta 406Konto 406 - Podróże służbowe (Kosztowe) 406 Podróże służbowe kwota 300Konto 300 - Rozliczenie zakupu aktywów trwałych (Aktywno-pasywne) 300,00 zł
- Strona MA konta 130Konto 130 - Rachunek bieżący (Aktywne) 130 Rachunek bieżący kwota 300Konto 300 - Rozliczenie zakupu aktywów trwałych (Aktywno-pasywne) 300,00 zł
4) Zaksięgowanie faktury za bilety:
- Strona WN konta 406Konto 406 - Podróże służbowe (Kosztowe) 406 Podróże służbowe kwota 135Konto 135 - Inne środki pieniężne (Aktywne) 135,00 zł
- Strona MA konta 234Konto 234 - Pozostałe rozrachunki z pracownikami (Aktywno-pasywne) 234 Pozostałe rozrachunki z pracownikami kwota 135Konto 135 - Inne środki pieniężne (Aktywne) 135,00 zł
5) Zaksięgowanie faktury za gastronomie:
- Strona WN konta 406Konto 406 - Podróże służbowe (Kosztowe) 406 Podróże służbowe kwota 65,00 zł
- Strona MA konta 234Konto 234 - Pozostałe rozrachunki z pracownikami (Aktywno-pasywne) 234 Pozostałe rozrachunki z pracownikami kwota 65,00 zł
6) Wypłata pracownikowi należnej diety:
- Strona WN konta 234Konto 234 - Pozostałe rozrachunki z pracownikami (Aktywno-pasywne) 234 Pozostałe rozrachunki z pracownikami kwota 97,50 zł
- Strona MA konta 130Konto 130 - Rachunek bieżący (Aktywne) 130 Rachunek bieżący kwota 97,50 zł
Rozliczenie delegacji zagranicznej
Pracownik spółki Alfa sp. z o.o., został wysłany w delegację zagraniczną do Ukrainy. Delegacja rozpoczęła się w dniu 22 czerwca 2017 r. o godzinie 06:00 i trwała do 23 czerwca 2017 r. do godziny 19:00. Pracownik nie pobrał zaliczki, natomiast spółka przekazała do użytku kartę kredytową należącą do spółki. Pracownik miał zapewnione pełne wyżywienie w hotelu, składające się z 2 śniadań, 2 obiadów i 1 kolacji. Pracownik dostarczył rozliczenie delegacji 28 czerwca 2017 r.
W przypadku rozliczenia delegacji zagranicznej mamy do czynienia z transakcjami walutowymi. Zarówno dla celów podatkowych jak i bilansowych koszty poniesione podczas delegacji przelicza się na złote według średniego kursu NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień poniesienia kosztu zgodnie z art. 30 ust. 2 pkt 2 ustawy o rachunkowości w kwestii bilansowej oraz art. 15 ust. 1 ustawy o CIT w kwestii podatkowej.
Rozliczenie delegacji rozpoczynamy od określenia czasu jej trwania, a zatem w powyższym przykładzie jest to 1 pełna doba oraz 13 godzin. Zgodnie z załącznikiem rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki społecznej wysokość diety za dobę podróży zagranicznej do Ukrainy wynosi 41 EUR.
1) Dieta należna z tytułu odbycia podróży służbowej
1 x 41 EUR
1x 41 EUR (W przypadku niepełnej doby a okresie trwania ponad 12 godzin przysługuje dieta w pełnej wysokości)
2) Potrącenie diety o zapewnione posiłki
41 EUR x 15% * 2 śniadania = 12,30 EUR
41 EUR x 30% * 2 obiady = 24,60 EUR
41 EUR x 30% * 1 kolacje = 12,30 EUR
Należna pracownikowi dieta po potrąceniu = 82 EUR – 12,30 EUR – 24,60 EUR – 12,30 EUR = 32,80 EUR
Należy pamiętać, iż:
1) Do wydatków udokumentowanych fakturą lub rachunkiem – kurs średni NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień wystawienia faktury lub rachunku,
2) Do wydatków nieudokumentowanych fakturą lub rachunkiem (np. diety, ryczałty za noclegi lub dojazdy) – kurs średni NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego rozliczenie delegacji.
Pracownik dostarczył rozliczenie delegacji 28 czerwca, zatem do przeliczenia zastosujemy kurs średni NBP z dn. 27 czerwca. Należna pracownikowi dieta za delegację po przeliczeniu na złote:
32,80 EUR * 4,2120 zł = 138,15 zł
3) Inne wydatki poniesione przez pracownika udokumentowane fakturą. Wszystkie wydatki zostały poniesione 22 czerwca. Zatem do przeliczenia na złote dokonamy po kursie średnim NBP z dnia poprzedzającego dzień wystawienia faktury.
Usługa hotelowa – 800,00 UAH * 0,1464 zł = 117,12 zł
Bilety lotnicze – 600,00 UAH * 0,1464 zł = 87,84 zł
Taxi – 350,00 UAH * 0,1464 zł = 51,24 zł
Dekretacja
1) Wyliczona dieta pracownicza:
- Strona WN konta 406Konto 406 - Podróże służbowe (Kosztowe) 406 Podróże służbowe kwota 138,15 zł
- Strona MA konta 234Konto 234 - Pozostałe rozrachunki z pracownikami (Aktywno-pasywne) 234 Pozostałe rozrachunki z pracownikami kwota 138,15 zł
2) Zaksięgowanie faktury za hotel:
- Strona WN konta 406Konto 406 - Podróże służbowe (Kosztowe) 406 Podróże służbowe kwota 117,12 zł
- Strona MA konta 135Konto 135 - Inne środki pieniężne (Aktywne) 135 Karta płatnicza spółki kwota 117,12 zł
3) Zaksięgowanie faktury za bilety:
- Strona WN konta 406Konto 406 - Podróże służbowe (Kosztowe) 406 Podróże służbowe kwota 87,84 zł
- Strona MA konta 135Konto 135 - Inne środki pieniężne (Aktywne) 135 Karta płatnicza spółki kwota 87,84 zł
4) Zaksięgowanie faktury za przejazdy po mieście:
- Strona WN konta 406Konto 406 - Podróże służbowe (Kosztowe) 406 Podróże służbowe kwota 51,24 zł
- Strona MA konta 135Konto 135 - Inne środki pieniężne (Aktywne) 135 Karta płatnicza spółki kwota 51,24 zł
5) Wypłata pracownikowi należnej diety:
- Strona WN konta 234Konto 234 - Pozostałe rozrachunki z pracownikami (Aktywno-pasywne) 234 Pozostałe rozrachunki z pracownikami kwota 138,15 zł
- Strona MA konta 130Konto 130 - Rachunek bieżący (Aktywne) 130 Rachunek bieżący kwota 138,15 zł
Drukuj |
Możesz być także zainteresowany
27. 02. 2020, Marzena Walkiewicz Ustawa o rachunkowości dopuszcza kilka metod rozchodu materiałów lub towarów z magazynu, w ninejszym artykule przedstawimy Państwu jakie są to metody.... Czytaj więcej
29. 01. 2020, Marzena Walkiewicz Split payment działa w systemie B2B, czyli wyłącznie w transakcji dokonywanych na rzecz innych podatników. Polega na podzieleniu płatności za dokonaną transakcje na dwie części – kwotę netto i kwotę podatku VAT... Czytaj więcej
24. 06. 2019, Marzena Walkiewicz Jednostki prowadzące działalność gospodarczą bardzo często korzystają z różnych form finansowania. Jedną z najbardziej popularnych jest otrzymanie kredytu bankowego. ... Czytaj więcej
Kategoria: Praktyczne przykłady PIT CIT VAT Rozrachunki
Artykuły z kategorii Rozrachunki- Likwidacja środka trwałego w księgach rachunkowych
- Listy płac - ewidencja wynagrodzeń
- Utrata wartości należności – odpisy aktualizujące w księgach rachunkowych
- Sponsoring - ewidencja księgowa
- Podróże służbowe - zasady oraz rozliczenie w księgach
- Potrącenia z wynagrodzenia pracownika
- Inwentaryzacja i rozliczenie różnic inwentaryzacyjnych
- Szybki zwrot VAT - w ciągu 15 dni
- Cash pooling w księgach rachunkowych
- Nabycie wierzytelności - ewidencja księgowa
[ 1] Beata 27.06.2019, 12:53
Czy jeżeli pracownikowi naliczamy dietę to powinniśmy mu zwrócić również wydatki gastronomiczne, które poniósł? Jeżeli mu zwrócimy wydatki gastronomiczne to tak jakbyśmy mu zapewnili wyżywienie, więc powinnismy pomniejszyć dietę o te posiłki? Czy wydatki gastronomiczne w trakcie delegacji nie powinny być traktowane jako dodatkowy przychód dla pracownika i powinien zostać opodatkowany?