Informacja dotycząca plików cookies. Dbając o Twoją wygodę i dla świadczenia przez nas usług na najwyższym poziomie informujemy, że serwis wykorzystuje pliki cookies. Warunki przechowywania i dostępu do plików cookies możesz zmienić w ustawieniach swojej przeglądarki. Dowiedz się więcej

OK, rozumiem
Rejestracja

Ewidencja zaliczek wypłacanych pracownikom.

Ewidencja zaliczek wypłacanych pracownikom.

| Żaneta Solich

 

Zaliczka udzielana pracownikowi to zazwyczaj wypłata środków pieniężnych z kasy przedsiębiorstwa w celu dokonania wydatku w imieniu i na rachunek przedsiębiorstwa udzielającego zaliczki, z której po dokonaniu wydatku biorący zaliczkę pracownik zobowiązuje się rozliczyć  oraz zwrócić jej niewykorzystaną część.

Zaliczki możemy podzielić na:

- wypłacane pracownikom,  których charakter pracy wymaga dokonywania częstych drobnych zakupów,

- zaliczki wypłacane na pokrycie kosztów podróży służbowych.

 

Wniosek o wypłatę zaliczki

Wniosek o wypłatę zaliczki dla pracownika powinien być sprawdzony przez głównego księgowego i zatwierdzony przez kierownika jednostki. Na podstawie tego wniosku pracownik otrzyma zaliczkę na przykład na zakup towarów, środków czystości , znaczków pocztowych czy podróż służbową.

Kasowym dokumentem wypłaty zaliczki jest KW (kasa wydała). Dokument ten  jest  uwzględniany przy sporządzaniu Raportu Kasowego (RK).

Zdarza się iż firmy nie prowadzą kasy, wtedy pracownik może udać się do banku, w którym jego firma posiada rachunek bieżący i wypłacić gotówkę z rachunku przedsiębiorstwa czekiem gotówkowym. Zaliczka możne być również wypłacona przelewem bankowym co zostanie odnotowane na wyciągu bankowym (WB).

 

Rozliczenie zaliczki

Pracownik  jest zobowiązany do rozliczenia się z zaliczki. W tym celu przedkłada dokumenty potwierdzające poniesienie wydatku, na przykład faktury za zakup materiałów, towarów czy usług najlepiej z adnotacją zapłacono gotówką jeśli otrzymał wcześniej zaliczkę wypłaconą z kasy.
Również dla zaliczek wypłaconych pracownikowi na delegacje należy przedstawić dokumenty (bilety, rachunki, faktury) potwierdzające koszty odbytych podróży tj. przejazdów i dojazdów, noclegów, a także inne wydatki, określone przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb.

Wszystkie przedstawione do rozliczenia i zaksięgowania dokumenty powinny być dokładnie sprawdzone ponieważ tylko właściwie udokumentowane wydatki mogą zostać  zaewidencjonowane w księgach rachunkowych.

Jeśli pracownik wydatkował więcej niż otrzymał zaliczki należy mu się zwrot w kwocie dopłaty, której dokonał. Jeśli wydatkował mniej środków niż otrzymał zaliczki lub nie dokonał planowanych zakupów czy wyjazdów służbowych powinien wpłacić do kasy przedsiębiorstwa (dokument KP – kasa przyjmuje) część lub całą niewykorzystaną kwotę zaliczki.

Jeżeli pracownik nie zwróci niewykorzystanej kwoty zaliczki pracodawcy przysługuje prawo potrącenia jej z wynagrodzenia pracownika w kwocie nie wyższej niż połowa wynagrodzenia w danym okresie rozliczeniowym. Szczegółowe zasady wysokości potrącanych z wynagrodzenia kwot znajdziemy w Kodeksie Pracy. Pamiętajmy, że zaliczkę otrzymaną na podróż służbową należy rozliczyć w ciągu 14 dni od powrotu pracownika z podróży.

Do ewidencji rozrachunków z pracownikami z tytułu wypłaconych zaliczek służy konto 234Konto 234 - Pozostałe rozrachunki z pracownikami (Aktywno-pasywne) 234 Pozostałe rozrachunki z pracownikami. Do tego konta można prowadzić szczegółową ewidencję pracowników, którym zostały udzielone zaliczki, czyli tak zwaną analitykę. Powinna ona zapewnić ustalenie sum należności lub zobowiązań w odniesieniu do każdego pracownika.

Faktury za zakupy zapłacone przez pracownik, który otrzymał wcześniej zaliczkę można zaewidencjonować bezpośrednio na koncie 234Konto 234 - Pozostałe rozrachunki z pracownikami (Aktywno-pasywne) 234 Pozostałe rozrachunki z pracownikami i pominąć księgowanie na koncie 201Konto 201 - Rozrachunki z dostawcami (Pasywne) 201 Rozrachunki z dostawcami. Konto 234Konto 234 - Pozostałe rozrachunki z pracownikami (Aktywno-pasywne) 234 Pozostałe rozrachunki z pracownikami to służy do ewidencji należności, roszczeń i zobowiązań wobec pracowników z innych tytułów niż wynagrodzenia. Po stronie WN konta 234Konto 234 - Pozostałe rozrachunki z pracownikami (Aktywno-pasywne) 234 księgujemy wypłacone pracownikom zaliczki i sumy do rozliczenia, a po stronie MA księgujemy rozliczone już zaliczki i zwroty środków pieniężnych.

Należy pamiętać, że koszty podróży służbowych zalicza się do kosztów działalności operacyjnej i ujmuje w księgach rachunkowych na kontach kosztowych według rodzaju i miejsca ich powstawiania (koszty działalności).

Reklama ∇

Ewidencja zaliczki na poczet zakupów

Opis operacji

Konto

WN

Kwota

Uzasadnienie

MA

Kwota

Uzasadnienie

1. Wypłacono pracownikowi X zaliczkę na zakup materiałów
1 000 zł

234Konto 234 - Pozostałe rozrachunki z pracownikami (Aktywno-pasywne) 234 Pozostałe rozrachunki z pracownikami

1 000 zł

zwiększenie stanu należności

100Konto 100 - Kasa (Aktywne) 100 Kasa

1 000 zł

zmniejszenie stanu posiadania na koncie aktywnym

2. X przedłożył fakturę VAT za zakupione materiały 1 232 zł

310Konto 310 - Materiały (Aktywne) 310 Materiały

1 000 zł

zwiększenie stanu posiadania, konto aktywne

234Konto 234 - Pozostałe rozrachunki z pracownikami (Aktywno-pasywne) 234 Pozostałe rozrachunki z pracownikami

1 232 zł

zwiększenie zobowiązań wobec pracowników
o 232 zł

221-2Konto 221-2 - Rozliczenie naliczonego VAT (Aktywne) 221-2 Rozliczenie VAT naliczonego

232 zł

zwiększenie stanu należności

3. Dopłata do zaliczki wypłaconej pracownikowi X 232 zł

234Konto 234 - Pozostałe rozrachunki z pracownikami (Aktywno-pasywne) 234 Pozostałe rozrachunki z pracownikami

232 zł

zmniejszenie zobowiązania

100Konto 100 - Kasa (Aktywne) 100 Kasa

232 zł

zmniejszenie stanu posiadania na koncie aktywnym

4. WB - wypłacono pracownikowi Z zaliczkę na zakup środków czystości 510 zł

234Konto 234 - Pozostałe rozrachunki z pracownikami (Aktywno-pasywne) 234 Pozostałe rozrachunki z pracownikami

510 zł

zwiększenie stanu należności

130Konto 130 - Rachunek bieżący (Aktywne) 130 Rachunek bieżący

510 zł

zmniejszenie stanu posiadania na koncie aktywnym

5. Pracownik Z przedłożył fakturę za środki czystości wydane bezpośrednio do zużycia 420 zł +VAT 33 zł.

401Konto 401 - Zużycie materiałów i energii (Kosztowe) 401 Zużycie materiałów i energii, 221-2Konto 221-2 - Rozliczenie naliczonego VAT (Aktywne) 221-2 Rozliczenie naliczonego VAT

 

420 zł

  33 zł

zwiększenie kosztów

234Konto 234 - Pozostałe rozrachunki z pracownikami (Aktywno-pasywne) 234 Pozostałe rozrachunki z pracownikami

453 zł

zmniejszenie należności od pracownika

520Konto 520 - Koszty wydziałowe (Kosztowe) 520 Koszty wydziałowe

420 zł

środki czystości zaliczymy do działalności pomocniczej

490Konto 490 - Rozliczenie kosztów (Kosztowe) 490 Rozliczenie kosztów

420 zl

 

6. Potrącenie kwoty nierozliczonej zaliczki z wynagrodzenia Pracownika Z 57 zł

230Konto 230 - Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń (Aktywno-pasywne) 230 Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń

57 zł

zmniejszenie zobowiązań wobec pracownika (pasywa)

234Konto 234 - Pozostałe rozrachunki z pracownikami (Aktywno-pasywne) 234 Pozostałe rozrachunki z pracownikami

57 zł

zmniejszenie należności od pracownika (aktywa)

 

 

Ewidencja zaliczki na poczet wyjazdów służbowych

Opis operacji

Konto

WN

Kwota

Uzasadnienie

MA

Kwota

Uzasadnienie

1. WB - wypłacono pracownikowi Y, który jest przedstawicielem handlowym zaliczkę na delegację 450 zł

234Konto 234 - Pozostałe rozrachunki z pracownikami (Aktywno-pasywne) 234 Pozostałe rozrachunki z pracownikami

450 zł

zwiększenie należności

130Konto 130 - Rachunek bieżący (Aktywne) 130 Rachunek bieżący

450 zł

zmniejszenie stanu posiadania na koncie aktywnym

2. Pracownik Y przedłożył rozliczenie kosztów delegacji 420 zł

406Konto 406 - Podróże służbowe (Kosztowe) 406 Podróże służbowe

420 zł

zwiększenie kosztów

234Konto 234 - Pozostałe rozrachunki z pracownikami (Aktywno-pasywne) 234 Pozostałe rozrachunki z pracownikami

420 zł

zmniejszenie należności od pracownika

527Konto 527 - Koszty sprzedaży (Kosztowe) 527 Koszty sprzedaży

420 zł

koszty wg działalności

490Konto 490 - Rozliczenie kosztów (Kosztowe) 490 Rozliczenie kosztów

420 zł

 

3. Pracownik Y wpłaca do kasy niewykorzystaną kwotę zaliczki 30 zł

100Konto 100 - Kasa (Aktywne) 100 Kasa

30 zł

zwiększenie stanu posiadania na koncie aktywnym

234Konto 234 - Pozostałe rozrachunki z pracownikami (Aktywno-pasywne) 234 Pozostałe rozrachunki z pracownikami

30 zł

zmniejszenie należności od pracownika

4. KW - wypłacono pracownikowi Y zaliczkę na delegację 250Konto 250 - Należne wpłaty na poczet kapitału (Aktywno-pasywne) 250

234Konto 234 - Pozostałe rozrachunki z pracownikami (Aktywno-pasywne) 234 Pozostałe rozrachunki z pracownikami

250Konto 250 - Należne wpłaty na poczet kapitału (Aktywno-pasywne) 250

zwiększenie należności

100Konto 100 - Kasa (Aktywne) 100 Kasa

250Konto 250 - Należne wpłaty na poczet kapitału (Aktywno-pasywne) 250

zmniejszenie stanu posiadania na koncie aktywnym

5. KP - Pracownik Y zwraca niewykorzystaną zaliczkę   250Konto 250 - Należne wpłaty na poczet kapitału (Aktywno-pasywne) 250

100Konto 100 - Kasa (Aktywne) 100 Kasa

250Konto 250 - Należne wpłaty na poczet kapitału (Aktywno-pasywne) 250

zwiększenie stanu posiadania na koncie aktywnym

234Konto 234 - Pozostałe rozrachunki z pracownikami (Aktywno-pasywne) 234 Pozostałe rozrachunki z pracownikami

250Konto 250 - Należne wpłaty na poczet kapitału (Aktywno-pasywne) 250

zmniejszenie należności od pracownika

 







Możesz być także zainteresowany

 Wynagrodzenia jako koszt układu rodzajowego -          BEZ TAJEMNIC Wynagrodzenia jako koszt układu rodzajowego - BEZ TAJEMNIC

26. 06. 2016, Magdalena Sokołowska Zapraszamy do lektury artykułu o tematyce wynagrodzeń.... Czytaj więcej


 Księgowanie zakupu napojów oraz posiłków profilaktycznych dla pracowników – praktyczne ujęcie Księgowanie zakupu napojów oraz posiłków profilaktycznych dla pracowników – praktyczne ujęcie

12. 11. 2015, Magdalena Sokołowska W artykule przedstawiamy jak w praktyczny sposób ująć w księgach rachunkowych zakup napojów oraz posiłków profilaktycznych... Czytaj więcej


 Rozrachunki Rozrachunki

19. 04. 2013, Ewa Kusznierowska Rozrachunki to ogół należności i zobowiązań razem z ich regulacją.... Czytaj więcej



Kategoria: Rozrachunki

Artykuły z kategorii Rozrachunki

Do artykułu 'Ewidencja zaliczek wypłacanych pracownikom.' nawiązują następujące testy:

Ewidencja rozrachunków z pracownikami., 20 przykładów Po rejestracji »Aby wykonać test należy się zarejestrować. Rejestracja upoważnia do darmowego korzystania z testów.
Rozliczenie zaliczki na delegację pracownika, 7 przykładów Po rejestracji »Aby wykonać test należy się zarejestrować. Rejestracja upoważnia do darmowego korzystania z testów.

Pytania i komentarze


Twój komentarz będzie pierwszy






Ochrona przed spamem. Proszę podać numer czternaście: