Księgowanie zakupu napojów oraz posiłków profilaktycznych dla pracowników – praktyczne ujęcie

12. 11. 2015 | Magdalena Sokołowska

Pracodawca ma obowiązek zapewnić wszystkim pracownikom wodę zdatną do picia lub inne napoje, a pracownikom zatrudnionym stale lub okresowo w warunkach szczególnie uciążliwych zapewnić oprócz wody, inne napoje.

Natomiast jeśli chodzi o profilaktyczne posiłki, należy zapewnić je pracownikom wykonującym prace:

• związane z wysiłkiem fizycznym, powodującym w ciągu zmiany roboczej efektywny wydatek energetyczny organizmu powyżej 2000kcal u mężczyzn i powyżej 1100kcal u kobiet,
• związane z wysiłkiem fizycznym, powodującym w ciągu zmiany roboczej efektywny wydatek energetyczny organizmu powyżej 1500kcal u mężczyzn, a u kobiet powyżej 1000kcal, wykonywane w pomieszczeniach zamkniętych, w których ze względów technologicznych utrzymuje się stała temperatura poniżej 10^oC lub wskaźnik obciążenia termicznego (WBGT) wynosi powyżej 25^oC,
• związane z wysiłkiem fizycznym, powodującym w ciągu zmiany roboczej efektywny wydatek energetyczny organizmu powyżej 1500kcal u mężczyzn, a u kobiet powyżej 1000kcal, wykonywane na otwartej przestrzeni w okresie zimowym: za okres zimowy uważa się okres od 1 listopada do 31 marca,
• pod ziemią,
• związanych z usuwaniem klęsk żywiołowych i innych zdarzeń losowych.

Informacje szczegółowe można znaleźć w rozporządzeniu z dnia 26 września 1997r. w sprawie ogólnych przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy oraz rozporządzenia z dnia 28 maja 1996r. w sprawie posiłków profilaktycznych i napojów.

Opodatkowanie i oskładkowanie otrzymanych przez pracowników napojów i posiłków

Wartość otrzymanych nieodpłatnie posiłków profilaktycznych i napojów korzysta ze zwolnienia w podatku dochodowym od osób fizycznych  na podstawie art. 21 ust.1 pkt 11 – świadczenia rzeczowe przysługujące na podstawie przepisów o bezpieczeństwie i higienie pracy, jeżeli zasady ich przyznawania wynikają z odrębnych ustaw lub przepisów wykonawczych wydanych na podstawie tych ustaw są wolne od podatku dochodowego.

Wartość świadczeń rzeczowych wynikających z przepisów bhp nie stanowi także podstawy wymiaru składek na ubezpieczenie społeczne oraz na ubezpieczenie zdrowotne.

Wydatki na posiłki profilaktyczne i napoje w aspekcie kosztów uzyskania przychodu

Pracodawca ponosząc wydatki związane z zakupem posiłków profilaktycznych i napojów wypełnia obowiązki nałożone na niego przepisami w zakresie bhp, których celem jest zapewnienie pracownikom odpowiednich warunków pracy. Wydatki te ponoszone są w związku z prowadzona działalnością gospodarczą i bez wątpienia służą osiągnięciu, zachowaniu i zabezpieczeniu źródeł przychodów. Dodatkowo wydatki te nie zostały wymienione w katalogu kosztów niestanowiących kosztów uzyskania przychodów, dlatego też z całą pewnością mogą zostać ujęte jako koszt uzyskania przychodu w firmie.

VAT a posiłki profilaktyczne i napoje

Jeśli chodzi o możliwość odliczenia VAT-u to zależy to od tego, jaki zakup dokumentuje faktura związana z zakupem posiłków oraz napojów. Jeśli jest to usługa sklasyfikowana pod symbolem PKWiU 56.1 tj. usługi restauracji i pozostałych placówek gastronomicznych – nie możemy odliczyć VAT-u z takiej faktury. W innych przypadkach VAT wykazany na fakturze może zostać odliczony.

Natomiast jeśli chodzi o VAT z tytułu przekazania posiłku pracownikom – nie ma obowiązku naliczania VAT-u.

Ewidencja księgowa zakupu oraz przekazania pracownikom posiłków oraz napojów

Do ewidencji kosztów związanych ze świadczeniami na rzecz pracowników służy konto 405Konto 405 - Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia (Kosztowe) 405 Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia. Jeżeli prowadzona jest ewidencja kosztów na kontach według miejsc powstawania kosztów wydatki te odnosi się na odpowiednie konta zespołu 5.

 Dekretacja przykładowych operacji gospodarczych:

Jeżeli dana jednostka nie prowadzi ewidencji magazynowej, a świadczenia rzeczowe po zakupie są bezpośrednio przekazywane pracownikom, wówczas ich zakup trafia bezpośrednio na konto Wn 405Konto 405 - Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia (Kosztowe) 405 Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia oraz Ma 301Konto 301 - Rozliczenie zakupów materiałów (Aktywno-pasywne) 301 Rozliczenie zakupu materiałów.