Środki trwałe czy wyposażenie?

11. 04. 2021 | Marzena Walkiewicz

Prawidłowa ewidencja całego majątku firmy wiąże się z koniecznością odpowiedniej klasyfikacji i rozdzielenia dokonanych przez przedsiębiorstwo zakupów. W zależności od ich wartości oraz przeznaczenia przedsiębiorca powinien dokonać oceny czy dany składnik majątku należy zaliczyć do środków trwałych, wyposażenia czy też uznać go za zwykły wydatek. Ich prawidłowa kategoryzacja ważna jest zarówno pod względem księgowym jak i podatkowym.

Środki trwałe

Podstawowa definicja środków trwałych została zawarta w ustawie z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (dalej uor), w myśl art. 3 ust. 1 pkt 15 środki trwałe określone zostały jako rzeczowe aktywa trwałe i zrównane z nimi, o przewidywanym okresie ekonomicznej użyteczności dłuższym niż rok, kompletne, zdatne do użytku i przeznaczone na potrzeby jednostki. Zalicza się do nich w szczególności:

• nieruchomości - w tym grunty, prawo użytkowania wieczystego gruntu, budowle i budynki, a także będące odrębną własnością lokale, spółdzielcze własnościowe prawo do lokalu mieszkalnego oraz spółdzielcze prawo do lokalu użytkowego,
• maszyny, urządzenia, środki transportu i inne rzeczy,
• ulepszenia w obcych środkach trwałych,
• inwentarz żywy.

W ustawie dnia 26 lipca 1991 r.  o podatku dochodowym od osób fizycznych (dalej ustawa o PIT)  nie wskazano wprost definicji środków trwałych. Zostały wymienione jedynie w art. 22a ww. ustawy składniki majątku, które zakwalifikowane jako środki trwałe podlegają amortyzacji.

Zgodnie z przepisami, aby dany składnik majątku mógł zostać zaliczony do środków trwałych, powinien on spełniać jednocześnie następujące warunki:

• składnik majątku stanowi własność lub współwłasność podatnika,
• jest on nabyty lub wytworzony we własnym zakresie,
• kompletny i zdatny do użytku w dniu przyjęcia do używania,
• składnik majątku musi być o przewidywanym okresie używania dłuższym niż rok,
• wykorzystywane przez podatnika na potrzeby związane z prowadzoną przez niego działalnością gospodarczą albo oddane do używania na podstawie umowy najmu, dzierżawy lub umowy leasingu,
• wartość początkowa danego składnika powinna przekraczać kwotę netto 10.000 zł.

Warto wspomnieć, iż kwota graniczna uznania danego składnika przez dłuższy okres wynosiła 3.500 zł netto. Z początkiem 2018 roku próg ten został podwyższony do 10.000 zł netto. Jeżeli zakupiony składnik majątku nie przekracza powyższej kwoty, podatnik ma możliwość ujęcia danego wydatku bezpośrednio w koszty w momencie oddania go do użytkowania. Nie ma również konieczności ujęcia takiego składnika do ewidencji środków trwałych oraz dokonywania comiesięcznej amortyzacji. Warto zaznaczyć, iż podatnik ma możliwość ujęcia takiego składnika majątku, którego wartość netto nie przekracza 10.000 zł , natomiast okres użytkowania jest dłuższy niż jeden rok, w ewidencji środków trwałych, ale wówczas dokonuje jednorazowej amortyzacji.

Przepisy podatkowe do środków trwałych nie zaliczają:

• spółdzielczego własnościowego prawa do lokalu mieszkalnego,
• spółdzielczego prawa do lokalu użytkowego,
• prawa do domu jednorodzinnego w spółdzielni mieszkaniowej.

Zgodnie z przepisami, powyżej wymienione, powinny zostać zaliczone do wartości niematerialnych i prawnych.

Amortyzacja środków trwałych

Zgodnie z art. 22a. ust. 1 ustawy o PIT amortyzacji podlegają, z zastrzeżeniem art. 22c, stanowiące własność lub współwłasność podatnika, nabyte lub wytworzone we własnym zakresie, kompletne i zdatne do użytku w dniu przyjęcia do używania:

• budowle, budynki oraz lokale będące odrębną własnością,
• maszyny, urządzenia i środki transportu,
• inne przedmioty.

Odpisów amortyzacyjnych środka trwałego dokonuje się drogą systematycznego rozłożenia wartości początkowej na określony okres amortyzacji. Ustalając stawkę i okres amortyzacji podatnik powinien uwzględnić okres jego ekonomicznej użyteczności. Należy pamiętać, iż jeżeli dany środek trwały będzie posiadał wartość w momencie jego wycofania z użytkowania, wartość tą należy uwzględnić przy ustaleniu planu amortyzacji. W praktyce najczęściej wykorzystywane metody amortyzacji to:

• metoda liniowa – polegająca na rozłożeniu przez przedsiębiorcę wartości początkowej środka trwałego w równych ratach proporcjonalnie do upływu okresu ekonomicznej użyteczności,
• metoda degresywna – zakładająca, iż w miarę upływu czasu wydajność środków trwałych się zmniejsza, co w praktyce oznacza, iż odpisy amortyzacyjne w początkowym okresie są wyższe, a następnie maleją w kolejnych latach,
• metoda progresywna – przeciwna do metody degresywnej, zakładająca, iż koszt eksploatacji środka trwałego rośnie z biegiem czasu, a zatem również odpisy amortyzacyjne rosną wraz z upływem czasu,
• metoda naturalna – polega na rozłożeniu wysokości odpisów amortyzacyjnych proporcjonalnie do wydajności wykonywanej przez dany środek trwały pracy.

Przykład 1. Przedsiębiorstwo zakupiło maszynę produkcyjną, którą ujęła w ewidencji środków trwałych i przyjęła do użytkowania w styczniu 2020. Wartość początkowa maszyny wynosiła 600.000 zł. Firma przewiduje, iż jej okres użytkowania będzie wynosił 5 lat, a następnie po zakończeniu jej używania planowana jej sprzedaż za cenę 100.000 zł. Pominięto kwestię podatku VAT dla jasności zapisów.

Przy powyższych założeniach przedsiębiorstwo do określenia stawki amortyzacji, kierując się metodą liniową, powinna dokonać następujących obliczeń:

• 600.000 zł – 100.000 zł = 500.000 zł
• 500.000 zł / 5 lat = 100.000 zł – roczny odpis amortyzacyjny
• 100.000 zł / 12 miesięcy = 8.333,33 zł – miesięczny odpis amortyzacyjny

Ewidencja księgowa:

1. Ujęcie faktury za zakup środka trwałego w księgach rachunkowych:

• Strona Wn konta 010Konto 010 - Środki trwałe (Aktywne) 010 Środki trwałe kwota 600.000 zł
• Strona Ma konta 201Konto 201 - Rozrachunki z dostawcami (Pasywne) 201 Rozrachunki z dostawcami kwota 600.000 zł

2. Miesięczny odpis amortyzacyjny:

• Strona Wn konta 400Konto 400 - Amortyzacja (Kosztowe) 400 Amortyzacja kwota 8.333,33 zł
• Strona Ma konta 070Konto 070 - Umorzenie środków trwałych (Pasywne) 070 Umorzenie środków trwałych kwota 8.333,33 zł

Zgodnie z art. 32 ust. 3. uor na dzień przyjęcia środka trwałego do używania należy ustalić okres lub stawkę i metodę jego amortyzacji. Poprawność stosowanych okresów i stawek amortyzacji środków trwałych powinna być przez jednostkę okresowo weryfikowana, powodując odpowiednią korektę dokonywanych w następnych latach obrotowych odpisów amortyzacyjnych.

W ustawie o PIT zostały wymienione także składniki majątku, które przedsiębiorca powinien zaliczyć do środków trwałych, a które zgodnie z ustawą nie podlegają amortyzacji. Zgodnie z art. 22c. ustawy o PIT amortyzacji nie podlegają środki trwałe lub wartości niematerialne i prawne:

• grunty i prawa wieczystego użytkowania gruntów,
• budynki mieszkalne wraz ze znajdującymi się w nich dźwigami lub lokale mieszkalne, służące prowadzonej działalności gospodarczej lub wydzierżawiane albo wynajmowane na podstawie umowy, jeżeli podatnik nie podejmie decyzji o ich amortyzowaniu,
• dzieła sztuki i eksponaty muzealne,
• wartość firmy, jeżeli wartość ta powstała w inny sposób niż jej nabycie w drodze kupna,
• składniki majątku, które nie są używane na skutek zawieszenia wykonywania działalności gospodarczej na podstawie przepisów dotyczących zawieszenia wykonywania działalności gospodarczej albo zaprzestania działalności, w której te składniki były używane; w tym przypadku składniki te nie podlegają amortyzacji od miesiąca następującego po miesiącu, w którym zawieszono albo zaprzestano tej działalności.

Skutki niezaliczenia wydatku do ewidencji środków trwałych

Może zdarzyć się sytuacja, iż przedsiębiorstwo błędnie oceni, czy dany składnik majątku należy uznać za środek trwały. Taki przypadek może mieć miejsce, gdy jednostka nabędzie lub też wytworzy składnik majątku, którego wartość przekroczy 10.000 zł oraz uzna, iż przewidywany okres użytkowania będzie krótszy niż jeden rok, natomiast okaże się, iż faktyczny okres użytkowania przekroczy rok. W takiej sytuacji podatnik powinien w miesiącu następującym po miesiącu, w którym upłynął rok użytkowania danego składnika majątku:

• zaliczyć dany składnik do ewidencji środków trwałych w kwocie kosztu jego wytworzenia lub ceny nabycia,
• dokonać korekty kosztów uzyskania przychodu, zmniejszając je o różnicę kosztu wytworzenia lub ceny nabycia a kwotę odpisów amortyzacyjnych, które przypadają na okres dotychczasowego użytkowania środka trwałego, przyjmując stawki amortyzacyjne określone dla danego składnika majątku,
• w dalszym okresie stosować ww. stawki amortyzacji danego środka trwałego,
• dokonać wpłaty do 20. dnia tego miesiąca do urzędu skarbowego kwotę odsetek, które zostaną naliczone od dnia zaliczenia do kosztów uzyskania przychodu wartości danego składnika majątku do dnia, w którym okres jego użytkowania przekroczył 1 rok oraz naliczoną kwotę odsetek wykazać w zeznaniu podatkowym.

Wyposażenie

Definicja wyposażenia została wprowadzona w Rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (dalej Rozporządzenie MF), gdzie w § 3. pkt. 7 znajdziemy, iż wyposażenie to rzeczowe składniki majątku, związane z wykonywaną działalnością, niezaliczone, zgodnie z przepisami ustawy o podatku dochodowym, do środków trwałych.

Ponadto, zgodnie z § 4. pkt 2. Rozporządzenia MF ewidencją wyposażenia obejmuje się wyposażenie, którego wartość początkowa, w rozumieniu odrębnych przepisów, przekracza 1.500 zł.

Można zatem wnioskować, iż do wyposażenia podatnik powinien zaliczyć te składniki majątku, których nie ujmie w ewidencji środków trwałych oraz:

• cena jednostkowa składnika majątku przekracza 1.500 zł,
• okres użytkowania wynosi mniej niż 1 rok.

Przekład 2. Przedsiębiorstwo dokonało zakupu kserokopiarki za kwotę 5.000 zł, której okres użytkowania przewiduje na 10 miesięcy. Zgodnie z powyższymi założeniami przedsiębiorstwo powinno zaliczyć dany zakup do ewidencji wyposażenia firmy.

Warto zaznaczyć, iż jeżeli jednostka dokona zakupu składnika majątku, którego wartość jednostkowa będzie niższa niż 1.500 zł, wówczas nie ma obowiązku zaliczenia go do ewidencji wyposażenia. Taki zakup można zaliczyć bezpośrednio w koszty uzyskania przychodu.

Skutki ewidencji wyposażenia

Niskocenne składniki majątku, których wartość początkowa wynosi więcej niż 1.500 zł oraz nie przekracza kwoty 10.000 zł, natomiast okres użytkowania jest krótszy niż jeden rok, przedsiębiorca powinien wprowadzić do ewidencji wyposażenia.

Wyposażenie powinno zostać objęte inwentaryzacją drogą spisu z natury, który należy sporządzać co roku.

Jeżeli dany składnik majątku został uznany za wyposażenie, wówczas podatnik powinien jednorazowo odpisać jego wartość w koszty uzyskania przychodu w miesiącu oddania go do użytkowania oraz zaewidencjonować go w ewidencji pozabilansowej – ewidencji wyposażenia. W ustawach o podatku dochodowym ( zarówno PIT jak i CIT) nie ma wzmianki o konieczności ewidencjonowania wyposażenia. W praktyce jednak jednostki prowadzące księgi rachunkowe prowadzą taką ewidencję.

Podsumowanie

Określenie, czy nabyty lub wytworzony składnik majątku należy zakwalifikować do wyposażenia czy też do ewidencji środków trwałych w dużej mierze zależy od przedsiębiorcy. Decyzja ta polega w główniej mierze na określeniu przez jednostkę, jaki okres użytkowania przewiduje dla danego składnika majątku. Dokonując tej oceny należy przede wszystkim opierać się na przepisach ogólnych oraz szczegółowych ustawy, gdzie należy przede wszystkim sprawdzić, czy przepisy nie wykazują wprost iż dany składnik majątku należy uznać za środek trwały przedsiębiorstwa.